Workflow

Workflow
Informationen zur weiteren Bearbeitung

Die Workflow-Seite enthält Informationen zu der Art des Dokuments und wie damit weiter verfahren werden soll. Eine weitere Aufteilung der Tätigkeiten kann in den Workflow-Details erfolgen. Workflows können sowohl auf Archive, als auch auf Arbeitsmappen definiert werden.

Auf dieser Seite können folgende Informationen angesehen bzw. eingegeben werden:

• Standardworkflows

  Über Standardworkflows können die Eingabefelder vorbelegt werden. Die Standardworkflows werden in den Einstellungen definiert und können hier eingetragen oder aus der ComboBox ausgewählt werden. Standardworkflows können nur beim Anlegen eines Workflows angegeben und später auch nicht mehr verändert werden.

  Neben den definierten Standardworkflows erscheinen in der Liste noch die Einträge "<keiner>" und "<vermischt>". Soll kein Standardworkflow eingetragen werden, muss der Eintrag "<keiner>" (Vorbelegung) ausgewählt werden.

  Wird der Eintrag "<vermischt>" ausgewählt oder die Schaltfläche [...] angeklickt, erscheint ein Dialog, in dem Teilaufgaben aus verschiedenen Standardworkflows zusammengestellt oder neue Standardworkflows erfasst werden können (vgl. Workflow-Elemente wählen).

• Workflow-Art

  Die Workflow-Art bestimmt im wesentlichen, was mit dem Dokument geschehen soll. Die Art kann aus der ComboBox durch Drücken der Schaltfläche neben dem Eingabefeld ausgewählt werden. Die möglichen Workflow-Arten werden durch den Administrator in den Einstellungen angegeben.

• Absender

  Hier wird der Absender des Dokuments angegeben. Der Absender kann entweder eingetragen oder aus der ComboBox ausgewählt werden.

• Thema

  Das Thema besteht aus zwei Feldern, in denen der Workflow näher beschrieben wird.

• Abschluss-Vorgabe

  Bis zu dem hier angegebenen Datum muss das Dokument bearbeitet worden sein. Wird das Datum überschritten, wird das Dokument beim Benachrichtigungslauf gelistet. Wird in der Abschluss-Vorgabe ein arbeitsfreier Tag angegeben, erfolgt beim Speichern des Workflows eine entsprechende Meldung. Die arbeitsfreien Tage werden durch den Administrator in den Einstellungen definiert.

• Zuständig (Stelle)

  Hier wird der Sachbearbeiter oder die Sachbearbeitergruppe, die das Dokument bearbeitet eingetragen. Der Sachbearbeiter kann aus der Liste, die durch Drücken der Schaltfläche hinter dem Eingabefeld aufgerufen wird, ausgewählt werden. Mit der Schaltfläche [[[Sachbearbeiter auswählen#|...]]] wird ein Dialog mit Such- und Sortiermöglichkeiten angezeigt.

  Sind Workflow-Details angelegt, werden alle Benachrichtigungsmails in Kopie an den eingetragenen Sachbearbeiter gesendet.

Die in der Werkzeugleiste zur Verfügung stehenden Funktionen werden im Abschnitt Werkzeugleiste beschrieben.