Workflow - Standardworkflow

Workflow / Standardworkflow
Definition von Standardworkflows

In diesem Bereich können durch den Administrator des Systems Standardworkflows definiert werden. Die Standardworkflows können in der Applikation auf der Workflow-Seite ausgewählt werden. Die hier definierten Werte werden dann in die entsprechenden Felder übernommen.

In der Liste werden alle bereits definierten Standardworkflows angezeigt. In einem Standardworkflow können die Kopfdaten eines Workflows und Teilaufgaben (Workflow-Einträge) definiert werden.

Neue Standardworkflows können über die Schaltfläche [Neu] angelegt werden. Nach dem Drücken der Schaltfläche wird ein Dialog angezeigt, in dem die Bezeichnung des Standardworkflows angegeben werden muss. Bestehende Standardworkflows können entfernt werden, indem der Workflow in der Liste ausgewählt und die Schaltfläche [Löschen] gedrückt wird.

Alle Änderungen sind erst wirksam, wenn die Einstellungen mit [Übernehmen] übernommen oder mit [OK] geschlossen werden.

Workflow-Kopf

Hier werden die Vorgabedaten des Workflows angegeben. Die Daten können beim Erstellen des Workflows noch durch den Benutzer geändert werden:

• Bezeichnung

  Hier wird die Bezeichnung des Standardworkflows angegeben. Der Name des Standardworkflows sollte möglichst sprechend sein. Es können keine Standardworkflows mit der gleichen Bezeichnung angelegt werden.

• Workflow-Art

  In diesem Feld kann aus den definierten Workflow-Arten eine Workflow-Art ausgewählt werden. Die auswählbaren Workflow-Arten werden im Bereich Notiztabellen in der Tabelle "Workflow-Arten" definiert.

• Absender

  Als Absender kann einer der eingetragenen Sachbearbeiter über die Liste ausgewählt oder ein beliebiger anderer Name angegeben werden.

• Thema 1 und Thema 2

  Hier kann der Workflow genauer beschrieben werden.

• Abschluss-Vorgabe

  Ausgehend vom aktuellen Datum wird eine Abschluss-Vorgabe eingetragen, die um die angegebene Anzahl von Tagen in der Zukunft liegt. Liegt die Abschluss-Vorgabe auf einem arbeitsfreien Tag, wird die Vorgabe auf den letzten Arbeitstag vor dem arbeitsfreien Tag gelegt.

• Zuständig (Stelle)

  Hier wird der Sachbearbeiter, der das Dokument bearbeitet eingetragen. Der Sachbearbeiter kann auch aus der Liste, die durch Drücken der Schaltfläche hinter dem Eingabefeld aufgerufen wird, ausgewählt werden. In der Liste sind sowohl die Sachbearbeiter, als auch die Sachbearbeitergruppen enthalten. Mit der Schaltfläche [[[Sachbearbeiter auswählen#|...]]] wird ein Dialog mit Such- und Sortiermöglichkeiten angezeigt.

  Sind Workflow-Details angelegt, werden alle Benachrichtigungen in Kopie an den eingetragenen Sachbearbeiter gesendet.

Workflow-Einträge

Ein Workflow besteht aus Teilaufgaben (Workflow-Details), die auf dieser Seite definiert werden. Beim Erstellen eines Workflows aus diesem Standard-Workflow werden die hier angegebenen Details ebenfalls angelegt. Die einzelnen Workflow-Schritte können durch den Benutzer (entsprechende Berechtigungen vorausgesetzt) nachträglich verändert werden.

Mit der Schaltfläche [Hinzufügen] können neue Teilaufträge definiert werden. Bestehende Teilaufträge können über die Schaltfläche [Löschen] entfernt werden.

Die Reihenfolge der Teilaufträge kann mit den Schaltflächen und geändert werden.

Die Eintragungen entsprechen den Feldern bei den Workflow-Details. Die Angaben zum "Start" beziehungsweise "Frühsten Start" des Workflow-Details werden relativ zum Start des Workflows angegeben. Die Angabe erfolgt in Arbeitstagen.

Auf der Seite "Erweitert" können weitere Details angegeben werden.

• Benachrichtigung bei Start

  Hier wird festgelegt, ob eine Benachrichtigung an den zuständigen Sachbearbeiter beim Start des Workflow-Details versendet werden soll.

• Fertigstellbemerkung unterdrücken

  Ist diese Eigenschaft gesetzt, wird bei der Fertigstellung des Details kein Dialog zum Eintragen der Fertigstellbemerkung angezeigt.

• Erledigungsvermerk

  In diesem Feld kann ein Standardvermerk eingetragen werden. Der Vermerk kann aus einem Eintrag in der Notiztabelle "Erledigungsvermerk" ausgewählt werden.

• Nach Start

  Hier kann ein Skript angegeben werden, das nach dem Start des Details durchgeführt wird.

• Vor Fertigstellung

  Hier kann ein Skript angegeben werden, das vor dem Fertigstellen des Details durchgeführt wird.

• Nach Fertigstellung

  Hier kann ein Skript angegeben werden, das nach dem Fertigstellen des Details durchgeführt wird.

Benutzergruppen

Auf dieser Seite können die Benutzergruppen angegeben werden, die den Standardworkflow auswählen dürfen. Ist die Auswahl "für alle Benutzergruppen aktiv" angehakt, haben alle Benutzergruppen Zugriff auf diesen Workflow.

In der Liste werden alle Benutzergruppen angezeigt. Ist der Standardworkflow nicht für alle Benutzergruppen aktiv, kann in der Liste durch einen Doppelklick in der letzten Spalte der Standardworkflow für diese Benutzergruppe freigegeben werden.