Stammdaten

Stammdaten
Anzeige der Stammdaten

Auf der Stammdatenseite werden Informationen zu dem ausgewählten Archiv angezeigt oder eingegeben.

Eine Eingabe von Informationen ist nur dann möglich, wenn ein neues Archiv angelegt oder ein bestehendes Archiv geändert wird. Auf der Seite der Stammdaten können folgende Informationen angesehen bzw. eingegeben werden:

• Nummer

  Die Nummer des Archives wird automatisch vergeben und kann nicht verändert werden. Die Nummer setzt sich aus dem Jahr, in dem das Archiv angelegt wurde und einer fortlaufenden Nummer zusammen.

• Dokumentdatum

  In diesem Feld wird das Eingangsdatum des Dokumentes angegeben. Beim Erstellen eines neuen Archives wird das Eingangsdatum mit dem aktuellen Datum vorbelegt. Das Datum kann entweder über die Tastatur eingegeben oder durch Klicken auf die Schaltfläche aus einem Kalender ausgewählt werden.

• Archivdatum

  Beim Erstellen eines neuen Archives wird das Archivdatum mit dem aktuellen Datum vorbelegt. Das Datum kann entweder über die Tastatur eingegeben oder durch Klicken auf die Schaltfläche aus einem Kalender ausgewählt werden.

• Anzahl der Anhangdateien

  Hier wird die Anzahl der angehängten Dateien ausgegeben. Beim Erstellen oder Ändern des Archives kann dieser Wert nicht verändert werden. Die Angabe wird von ArcFlow verwaltet.

• Anzahl Scan-Seiten

  In diesem Feld wird die Anzahl der gescannten Seiten in diesem Archiv angegeben. Die "Anzahl Scan-Seiten" werden automatisch gesetzt.

• Archivgröße

  Hier wird die Größe des gesamten Archives (inklusive aller Anhangdateien) angezeigt. Der Wert kann nicht manuell verändert werden.

• Aufbewahrungsfrist

  Hier wird die Anzahl der Jahre angegeben, die das Dokument aufbewahrt werden muss. Dokumente, die die Aufbewahrungsfrist überschreiten, werden automatisch durch den Job-Server gelöscht oder sind nur noch vom Administrator sichtbar (siehe Einstellungen / Programm / Allgemein). Als Standard wird eine Aufbewahrungsfrist von 0 angegeben, d.h. das Archiv hat keine Aufbewahrungsfrist.

• Farbe

  Innerhalb des Arbeitsmappenbaums kann das Archiv in einer anderen Farbe angezeigt werden. Die Farbe wird in der Combobox ausgewählt. Es stehen folgende Farben zur Verfügung:

  

• Angelegt über

  Ein Archiv kann entweder über den ArcFlow-Client, dem ArcFlow-JobServer oder der ArcFlow-API angelegt werden. Dieses Feld informiert darüber, wer das Archiv erstellt hat.

• Name

  In diesem Feld kann eine genauere Bezeichnung des Dokumentes angegeben werden. Wird eine Datei archiviert, steht hier der Name der Datei. Sind in der Notiztabelle Archivnamen Einträge hinterlegt, können über die Combobox Namensvorschläge ausgewählt werden.

• Beschreibung

  In diesem Feld kann eine weiterführende Beschreibung angegeben werden.

• Standort

  Hier wird eingetragen, wo das Orginal des Dokumentes abgelegt ist. Der angegebene Text kann frei vergeben werden.

• Arbeitsmappen

  Archive können in verschiedenen Arbeitsmappen organisiert werden. Auf dieser Notizbuchseite werden die Arbeitsmappen angezeigt, zu dem das Archiv zugeordnet wurde. Beim Anlegen oder Ändern eines Archives können ein oder mehrere Arbeitsmappen angegeben werden.

  

  Durch einen Doppelklick auf eine Arbeitsmappe in der Liste, wird die Arbeitsmappe auf der linken Seite angezeigt.

  Mit der Schaltfläche [hinzufügen] wird das Archiv einer oder mehreren bestehenden Arbeitsmappen zugeordnet (siehe Arbeitsmappen hinzufügen).

  In den Spalten der Liste werden die Informationen zu der Arbeitsmappe angezeigt. In der ersten Spalte wird durch ein Symbol angezeigt, wie die Zuweisung zu der Arbeitsmappe entstanden ist:

  		Standardzuweisung
  		automatische Zuweisung
  		manuelle Zuweisung

  Unabhängig von den Rechten einer Benutzergruppe können durch den Administrator Arbeitsmappen in den Einstellungen / Arbeitsmappen verwaltet werden.

• Dokumentverteilung

  In dieser Liste kann eingesehen werden, an welche Stellen die Dateien des Archivs verteilt wurden. Hier kann ebenfalls nachvollzogen werden, welche Wege das Dokument außerhalb von ArcFlow genommen hat. Falls in der Liste eine E-Mail Verteilung aus ArcFlow eingetragen ist, kann diese E-Mail durch einen Doppelklick auf den Eintrag betrachtet und weitergeleitet werden.

  

  Über die Schaltfläche [hinzufügen] bzw. [ändern] kann eine Information über eine Dokumentkopie angelegt bzw. geändert werden. Es wird automatisch ein Eintrag angelegt, wenn eine Anhangdatei per E-Mail versendet wird. Über die Schaltfläche [löschen], wird der Vermerk in der selektierten Zeile wieder entfernt.

  Folgender Dialog wird beim Einfügen oder Ändern von Einträgen angezeigt:

  

  In diesem Dialog können zunächst über die Schaltfläche [hinzufügen] die Sachbearbeiter oder Sachbearbeitergruppen ausgewählt werden, an die eine Kopie weitergegeben wurde. Alle Empfänger erscheinen dann in der Liste darüber. Über die Schaltfläche [entfernen] können einzelne Einträge wieder gelöscht werden. Nach der Auswahl der Empfänger kann eine Verteilungsart aus der Liste, ein Empfangs- und Rückgabedatum, sowie eine Bemerkung definiert werden.

Auf welche Weise der Sachbearbeiter ein Dokument bekommen hat, wird in der Verteilungs-Art beschreiben:

• Original

  Der Sachbearbeiter hat das Original-Dokument erhalten.

• Kopie (Papier)

  Eine Kopie in Papierform wurde dem Sachbearbeiter überstellt.

• Kopie (digital)

  Die Kopie des Dokuments wurde in digitaler Form an den Sachbearbeiter weitergegeben.

• E-Mail (manuell)

  Der Sachbearbeiter hat eine E-Mail mit einer Kopie des Dokuments erhalten.

• E-Mail (aus ArcFlow)

  Dieser Eintrag erscheint automatisch, wenn ein Archiv über die Funktion Archiv versenden an einen Sachbearbeiter versendet wurde.

Die Bemerkung kann als Text angegeben oder aus der Notiztabelle "Dokumentverteilung" ausgewählt werden.

Unter "Dateien" können analog zu den Sachbearbeitern die weitergegebenen Dateien ausgewählt werden. In dem Dialog, der über die Schaltfläche [hinzufügen] geöffnet wird, können die Dokumente über einen Doppelklick selektiert werden. Eine Gesamtauswahl ist über das Kontextmenü (rechte Maustaste) auch möglich.

• Zusatz

  Im Bereich "Zusatz" werden alle durch den Administrator definierten Eingabefelder angezeigt.

  

  Die zusätzlichen Informationen werden in den Einstellungen definiert.

• Stichworte

  In diesem Bereich können zusätzliche Stichworte definiert werden, mit denen das Archiv gefunden werden kann, wenn nach bestimmten Wörtern gesucht wird, die nicht im Text vorkommen.

  

  Beim Klick auf [hinzufügen] erscheint ein neues Fenster, in dem der zusätzliche Suchbegriff eingetragen werden kann.

  

  Mit einem Klick auf [ändern] kann ein bestehendes zusätzliches Stichwort geändert und mit einem Klick auf [entfernen] wieder gelöscht werden.

• Dateitypen

  Hier werden die Dateitypen der eingelesenen Anhangdateien angezeigt.

  

Die in der Werkzeugleiste zur Verfügung stehenden Funktionen werden im Abschnitt Werkzeugleiste beschrieben.