Definition Rechte auf Arbeitsmappen

Definition Rechte auf Arbeitsmappen
Definition und Anzeige von Berechtigungen auf Arbeitsmappen

Die Rechte der Benutzer und der Benutzergruppe gliedert sich in Rechte bezüglich der Arbeitsmappen und Rechte bezüglich Archiven. Für alle Bereiche können die Rechte zum Lesen, Ändern und Löschen vergeben oder verboten werden. Die Berechtigungen werden entweder durch den Administrator oder durch einen Benutzer mit dem Recht "Rechtevergabe" gesetzt.

Der Administrator kann in den Einstellungen in den Bereichen Berechtigungen / Benutzergruppen oder Archivablage / Arbeitsmappe die Rechte für einzelne Benutzer oder Benutzergruppen definieren. Alle Benutzer mit dem Recht "Rechtevergabe" (und damit auch die Benutzer der Administrator-Gruppe) können in den Eigenschaften einer Arbeitsmappe über die Schaltfläche "Aktuelle Rechte" den folgenden Dialog aufrufen:

Die Arbeitsmappe, für die die Rechte gesetzt werden sollen, wird auf der linken Seite ausgewählt. Auf der rechten Seite befinden sich die Liste der Benutzer und der Benutzergruppen, sowie die Liste der Berechtigungen. Die Rechte können durch Anklicken des entsprechenden Kontrollkästchens zugelassen oder verboten werden.

Ein Recht kann nur über die Einstellungen durch einen Administrator auf "verboten" gesetzt werden.

Folgende Rechte können gesetzt werden:

Archivrechte:

• Archiv lesen

  Archive in dieser Arbeitsmappe können gelesen werden. Dieser Eintrag ist deaktiviert, wenn die Archivrechte von der Elternmappe vererbt werden.

• Archiv ändern

  Archive dieser Arbeitsmappe können geändert werden. Dieser Eintrag ist deaktiviert, wenn die Archivrechte von der Elternmappe vererbt werden.

• Archiv löschen

  Archive dieser Arbeitsmappe können gelöscht werden. Gelöschte Archive werden im Papierkorb abgelegt. Der Papierkorb kann angezeigt werden, vorausgesetzt die Berechtigung Papierkorb anzeigen ist gesetzt. Dieser Eintrag ist deaktiviert, wenn die Archivrechte von der Elternmappe vererbt werden.

• Rechtevergabe

  Der Benutzer oder die Benutzergruppe können selbst Archivrechte in eigener Verantwortung vergeben. Es können maximal die eigenen Berechtigungen an andere Benutzer oder Benutzergruppen weitergegeben werden. Die Zuordnung, wer wem Rechte geben kann, erfolgt über die Einstellungen im Bereich Berechtigungen / Benutzergruppen. Rechte können nur von einem Administrator "verboten" werden. Die entsprechende Spalte ist für nicht Administratoren ausgeblendet.

• Archivrechte von Elternmappe erben

  Ist dieses Recht erlaubt, werden die Archivrechte der übergeordneten Arbeitsmappe verwendet. Die Archivrechte sind dann ausgegraut. Sollen individuelle Rechte vergeben werden, darf dieses Recht nicht angehakt werden.

• Archivrechte an Untermappen vererben

  Ist dieses Recht angehakt, werden die gleichen Archivrechte der Arbeitsmappe an alle untergeordneten Arbeitsmappen weitergegeben. Die Archivrechte sind dann in den Untermappen ausgegraut.

• Spezielle Rechte vererben

  Sollen nicht die gleichen Rechte an die untergeordneten Arbeitsmappen gegeben werden, muss "Spezielle Rechte vererben" angehakt werden. Die entsprechenden Archivrechte für alle untergeordneten Arbeitsmappen werden darunter angegeben.

Arbeitsmappenrechte

• Mappe lesen

  Ist dieses Recht gesetzt, kann der Benutzer diese Arbeitsmappe lesen. Hat der Benutzer kein Leserecht, kann er in der Arbeitsmappe keine Archive lesen. Ist zusätzlich die Einstellung "Arbeitsmappen für unberechtigte Benutzer ausblenden" aktiviert, sieht der Benutzer die Arbeitsmappe nicht mehr. Dieser Eintrag ist deaktiviert, wenn die Mappenrechte von einer Elternmappe vererbt werden.

• Mappe ändern

  Ist dieses Recht aktiviert, kann der Benutzer die Eigenschaften der Arbeitsmappe ändern. Dieser Eintrag ist deaktiviert, wenn die Mappenrechte von der Elternmappe vererbt werden.

• Mappe löschen

  Ist dieses Recht aktiviert, kann der Benutzer die Arbeitsmappe löschen. Dieser Eintrag ist deaktiviert, wenn die Mappenrechte von der Elternmappe vererbt werden.

• Untermappen anlegen

  Mit diesem Recht darf der Benutzer zu dieser Arbeitsmappe untergeordnete Arbeitsmappen anlegen. Die neu angelegten Arbeitsmappen haben die gleichen Rechte, wie die Eltern-Mappe, es sei denn, es werden spezielle Rechte vererbt (siehe unten). Dieser Eintrag ist deaktiviert, wenn die Mappenrechte von der Elternmappe vererbt werden.

• Archive zuordnen

  Ist das Recht gesetzt, darf der Benutzer Archive zu dieser Arbeitsmappe zuordnen. Dieser Eintrag ist deaktiviert, wenn die Mappenrechte von der Elternmappe vererbt werden.

• Archive entfernen

  Mit diesem Recht darf der Benutzer Archive aus der Arbeitsmappe entfernen. Dieser Eintrag ist deaktiviert, wenn die Mappenrechte von der Elternmappe vererbt werden.

• Rechtevergabe

  Der Benutzer oder die Benutzergruppe können selbst Arbeitsmappenrechte vergeben. Es können maximal die eigenen Berechtigungen an andere Benutzer oder Benutzergruppen weitergegeben werden. Die Zuordnung, wer wem Rechte geben kann, erfolgt über die Einstellungen im Bereich Berechtigungen / Benutzergruppen. Rechte können nur von einem Administrator "verboten" werden. Die entsprechende Spalte ist für nicht Administratoren ausgeblendet.

• Mappenrechte von Elternmappe erben

  Ebenso wie die Archivrechte, können auch die Mappenrechte von der übergeordneten Arbeitsmappe vererbt werden. Ist das der Fall sind die Mappenrechte deaktiviert.

• Mappenrechte an Untermappen vererben

  Ist dieser Eintrag aktiviert, werden die Mappenrechte an alle untergeordnete Arbeitsmappen vererbt. In den untergeordneten Arbeitsmappen können dann keine Mappenrechte definiert werden.

• Spezielle Rechte vererben

  Ist dieses Recht angehakt, können die Mappenrechte für alle untergeordneten Arbeitsmappen angegeben werden. Die Mappenrechte der untergeordneten Mappen sind dann ausgegraut.

Die Rechte sind voneinander abhängig. Ist das Lesen in einer Arbeitsmappe nicht zugelassen, können auch keine Archive geändert oder gelöscht werden. Ist das Ändern nicht zugelassen, kann auch kein Archiv gelöscht werden. Sind die Voraussetzungen für ein Recht nicht erfüllt, wird das entsprechende Rechte ebenfalls gesetzt.

Beispiel:

Wird das Archivrecht "Archiv löschen" erlaubt, werden ebenfalls die Rechte "Archiv lesen" und "Archiv ändern" erlaubt, sofern sie noch nicht erlaubt sind.

Soll ein Recht zu einer Arbeitsmappe oder den darin enthaltenen [[Archive#Archiv|]] für den Benutzer oder die Benutzergruppe zugelassen werden, muss dieser in der entsprechenden Liste ("Benutzer" oder "Benutzergruppen") ausgewählt und bei dem Recht in der Spalte "erlaubt" ein Haken gesetzt werden. Der Benutzer oder ein Benutzer der Gruppe kann dann die entsprechende Funktion durchführen. Ist der Haken nicht gesetzt, stehen die entsprechenden Funktionen bei Archiven oder Arbeitsmappen nicht zur Verfügung, es sei denn

• das Archiv befindet sich noch in einer weiteren Arbeitsmappe, in der der Benutzer oder die Benutzergruppe über entsprechende Rechte verfügt oder
• der Benutzer befindet sich noch in einer weiteren Benutzergruppe, in der die entsprechenden Rechte zugelassen sind.

Wird in der Archivliste ein Archiv ausgewählt, für das der Benutzer keine Leserechte besitzt, wird anstelle der Vorschau ein entsprechendes Symbol angezeigt. Ebenso stehen die Notizbuchseiten für die Stammdaten, den Workflow usw. nicht zur Verfügung.

Bestimmte Rechte können einem Benutzer oder einer Benutzergruppe entzogen werden, wenn in der Spalte "verboten" ein Haken gesetzt wird. Dem Benutzer steht die entsprechende Funktion auch dann nicht zur Verfügung, wenn die Rechte in einer anderen Benutzergruppe zugelassen wurden. Benutzer, die vom Administrator das Recht "Rechtevergabe" erhalten haben, können kein "verboten" setzen.

Auf diese Art und Weise können zum Beispiel für jede Abteilung und für jede Vewaltungsebene eine Benutzergruppe angelegt werden. Die Rechte bilden sich dann aus der Vermischung der Benutzergruppen.

Beispiel:

Die Benutzergruppe "Vertrieb" erhält in der Arbeitsmappe "Aufträge" die Rechte "Archiv lesen", "Archiv ändern" und "Archiv löschen". Die Benutzergruppe "Annahme" bekommt das "Archiv löschen" in dieser Arbeitsmappe verboten. Benutzer, die sowohl in der Gruppe "Vertrieb" als auch "Annahme" sind, dürfen Archive in der Arbeitsmappe "Aufträge" lediglich lesen und ändern. Der Abteilungsleiter ist nur in der Gruppe "Vertrieb" und kann somit auch Aufträge löschen.

Vererbung

Da die Arbeitsmappen in einer hierarchischen Struktur organisiert sind, können die Rechte einer Arbeitsmappe an alle untergeordneten Arbeitsmappen weitergegeben oder von der Elternmappe übertragen werden.

Wird bei den Rechten "... von Elternmappe erben", "... an Untermappen vererben" oder "Spezialrechte vererben" aktiviert, findet eine Vererbung von Rechten statt. Das Aktivieren der Eigenschaft hat folgende Konsequenzen:

• ... von Elternmappe erben

  Die eigenen Rechte können nicht mehr definiert werden. Die Rechte der Elternmappe überschreiben alle vorhandenen Rechte. Änderungen in der Elternmappe wirken sich ebenfalls in dieser Arbeitsmappe aus.

• ... an Untermappen vererben

  Die Rechte der aktuellen Mappe werden an alle untergeordneten Mappen weitergegeben. In den untergeordneten Mappen können keine eigenen Rechte mehr definiert werden. Dort wird automatisch "... von Elternmappe erben" gesetzt.

• Spezialrechte vererben

  Es werden nicht die Rechte der Arbeitsmappe, sondern die anschließend angegebenen Rechte an alle untergeordneten Mappen vererbt. So können unterschiedliche Rechte für die Eltern-Mappe und die untergeordneten Mappen vergeben werden.

Werden Berechtigungen vererbt, wird das sofort durchgeführt. Dies kann bei größeren Strukturen zu einer Verzögerung führen.

Beispiel:

In der Arbeitsmappe "Fax" befinden sich zwei weitere Arbeitsmappen "Fax Eingang" und "Fax Ausgang". Da die beiden untergeordneten Arbeitsmappen die gleiche Rechte erhalten sollen und keine weiteren Untermappen vorhanden sind, wird bei der Arbeitsmappe "Fax" "Archivrechte an Untermappen vererben" aktiviert. In den untergeordneten Arbeitsmappen ist die Liste mit den Archivrechten ausgegraut.

Sollen nicht alle untergeordneten Arbeitsmappe die Rechte erben, kann in den betreffenden Arbeitsmappen der Eintrag "... von Elternmappe erben" aktiviert werden.

Effektive Berechtigungen

Die Rechte eines Benutzers an einem Archiv setzen sich aus der Vereinigungsmenge aller Rechte aus allen Arbeitsmappen zusammen. Ist auch nur in einer der Arbeitsmappen, in der das Archiv enthalten ist, eine Funktion verboten, ist sie auch in allen anderen Arbeitsmappen nicht verfügbar.

Auf der Notizbuchseite "Effektive Berechtigungen" können die Rechte eines Benutzers angezeigt werden, wie sie sich aus den derzeitigen Berechtigungen des Benutzers und seiner Benutzergruppen zusammensetzt. Änderungen sind hier nicht möglich.

Berechtigungs-Vergabe

Die Notizbuchseite "Berechtigungs-Vergabe" wird nur angezeigt, wenn der Dialog über die Schaltfläche "Arbeitsmappenrechte..." bei den Einstellungen der Benutzergruppen aufgerufen wurde. Hier können die Benutzer und Benutzergruppen angegeben werden, für die ein Berechtigungen durch andere Benutzer / Benutzergruppen gesetzt werden können.

Eine Übersicht über die Applikationsrechte eines Benutzers erhält man auf der Notizbuchseite Aktuelle Benutzerrechte im Menü "? / Info".

Bei Arbeitsmappen können die eingetragenen Rechte an alle untergeordneten Arbeitsmappen weitergegeben werden, wenn das Kontrollkästchen "Rechtedefinition an Unterordner vererben" aktiviert ist. Hat eine übergeordnete Arbeitsmappe bereits ihre Rechte an die aktuelle Arbeitsmappe vererbt, ist das Kontrollkästchen "erbt Rechtedefinition" aktiviert.

Ein Archiv kann in mehreren Arbeitsmappen abgelegt werden. Die Zugriffsrechte eines Benutzers oder einer Benutzergruppe auf dieses Archiv ermittelt sich aus der Summe der zugelassenen Rechte ohne die verbotenen Rechte. Die Berechtigungen eines Benutzers kann über die Eigenschaften des Archivs auf der Notizbuchseite "Berechtigungen" angezeigt werden.