Glossar

ArcFlow Glossar
Begriffserklärungen

• A B C D E G H I J K M N O P R S T U V W Z

• AO (Abgabenordnung)

  Die Abgabenordnung umfasst Regelungen, wie die Steuer festzusetzen und wann sie zu entrichten ist. Für die Verwaltung und Archivierung von Dokumenten sind insbesondere die Paragrafen 146 und 147 von Bedeutung: AO §146 umfasst Ordnungsvorschriften für die Buchführung und für Aufzeichnungen, AO §147 Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen.

• Abonnement

  Ein Abonnement ist eine Form der Überwachung einer Arbeitsmappe, eines Archivs oder einer Anhangdatei. Die Überwachung kann als Wiedervorlage oder Änderungsüberwachung erfolgen. Bei einer Wiedervorlage erfolgt eine Benachrichtigung nach einer bestimmten Zeit. Bei der Änderungsüberwachung erfolgt die Benachrichtigung nach der Änderung. Auch in diesem Fall kann ein Zeitraum zwischen dem Zeitpunkt der Änderung und der Benachrichtigung angegeben werden.

  Die Benachrichtigung kann entweder über einen Dialog des ArcFlow-Agent oder per E-Mail erfolgen.

• Add-ons

  Über Add-ons können unterschiedliche Kontextmenüs in ArcFlow durch definierte Aktionen erweitert werden. Der Menüeintrag wird in den Einstellungen durch den Administrator erstellt. Die dahinterliegende Funktion wird durch ein Skript (siehe Script-API bestimmt.

• Administrator

  Der Administrator von ArcFlow ist der Verwalter des Systems. Er ist mit zusätzlichen Rechten ausgestattet, mit denen er die Einstellungen der Benutzer wie Beispielsweise die Benutzerrechte und der Applikation wie zum Beispiel vordefinierte Arbeitsmappen festlegen kann.

• Anhangdatei

  Als Anhangdatei bezeichnet man ein Dokument, das in ArcFlow zu einem bestimmten Archiv gehört. Eine Anhangdatei wird nicht auf der Festplatte abgelegt, sondern als BLOb verschlüsselt in der zu Grunde liegenden Datenbank gespeichert.

• API (Application Programming Interface)

  Die API wird von ArcFlow zur Verfügung gestellt und ermöglicht die Anbindung anderer Programme an das System. Beispielsweise lassen sich die Funktionen von ArcFlow von einer anderen CONZEPT 16-Datenbank aufrufen.

• Application Remote Control

  Mit Hilfe der ARC (Application Remote Control)-Schnittstelle kann ArcFlow vollständig von externen Systemen aus angesteuert werden. Durch diese Steuerung können beliebige Programme über eine zuvor aufgebaute Socket-Verbindung Kommandos an das gestartete ArcFlow-Fenster senden. Auf diesem Weg lassen sich zum Beispiel Dokumente anzeigen, Arbeitsmappen anlegen oder Dokumente zum Bearbeiten öffnen. Darüber hinaus ist es Administratoren mit dieser Schnittstelle möglich, innerhalb von bestehenden Arbeitsmappenstrukturen zu navigieren.

  Weitere Informationen befinden sich im Abschnitt Application Remote Control.

• Applikationsdatenbank

  ArcFlow besteht aus drei Datenbanken: der Applikationsdatenbank, der Vorschaudatenbank und der Blob-Datenbank. In der Applikationsdatenbank ist der gesamte Programmablauf hinterlegt.

• Arbeitsmappe

  Eine Arbeitsmappe ist mit einem Ordner auf der Festplatte vergleichbar. So wie in einem Ordner Dateien zu einem bestimmten Programm oder Zweck enthalten sind, sind in einer Arbeitsmappe Archive enthalten. Die Arbeitsmappen können von dem Benutzer oder von dem Administrator von ArcFlow angelegt werden.

  Im Gegensatz zu Dateien in einem Ordner, wird aber nicht das Archiv in einer Arbeitsmappe gespeichert, sondern lediglich eine Zuordnung hergestellt. So kann ein Archiv in mehreren Arbeitsmappen enthalten sein, ohne mehrfach in ArcFlow gespeichert zu werden. Eine Arbeitsmappe realisiert somit eine Sichtweise auf die Archive unter einem bestimmten Aspekt.

  Eine Arbeitsmappe kann weitere Arbeitsmappen enthalten. So kann zum Beispiel die Eingangspost zunächst in die entsprechenden Jahre und in jedem Jahr in die entsprechenden Monate archiviert werden. Auf diese Weise bildet sich ein Arbeitsmappenbaum.

  Häufiger benötigte Strukturen von Arbeitsmappen können in Vorlagemappen definiert werden. Wird eine Arbeitsmappe aufgrund einer Vorlagemappe erzeugt, enthält sie alle in der Vorlagemappe definierten untergeordneten Arbeitsmappen.

• Arbeitsmappenbaum

  Der Arbeitsmappenbaum entsteht aus unterschiedlichen Arbeitsmappen. Jede Arbeitsmappe kann weitere Arbeitsmappen enthalten. Eine Arbeitsmappe kann aber nicht in mehreren Arbeitsmappen enthalten sein (sie kann aber verknüpft werden). Der Arbeitsmappenbaum ist nicht unbedingt mit einem Verzeichnisbaum auf einer Festplatte zu vergleichen. Im Gegensatz zu den Dateien, werden die Archive nicht in einer Arbeitsmappe gespeichert. Vielmehr stellt der Baum unterschiedliche Sichtweisen auf den Datenbestand dar. Eine eingehende Rechnung kann sowohl in einem Teilbaum "Eingangspost" als auch in den Teilbäumen "Korrespondenz Lieferant 1" und "Projektunterlagen" abgelegt werden. Das Archiv (sprich: die Rechnung) wird dabei nur ein mal in ArcFlow gespeichert.

• ArcFlow

  Archivierungs- und Workflow-Management-System, das sich durch einfache Bedienung und hohe Effizienz auszeichnet. ArcFlow besteht zusammen aus drei Datenbanken: der Applikationsdatenbank, der Vorschaudatenbank und der Blob-Datenbank.

• ArcFlow-Clients

  Mit dem ArcFlow-System werden vier Clients mit unterschiedlicher Zielsetzung ausgeliefert:

  • ArcFlow-Agent

    Der Agent sollte auf der Arbeitsstation gleich nach dem Start des Rechners gestartet werden. Er steuert verschiedene Funktionen zusammen mit dem ArcFlow-Client. Im wesentlichen handelt es sich dabei um das Editieren von Dateien direkt in ArcFlow.

  • ArcFlow-Express

    Dieser Client erlaubt das schnelle Erfassen und Erweitern von neuen bzw. bestehenden Archiven. Dateien können auch über das Windows-Kontextmenü in ArcFlow archiviert werden.

  • ArcFlow-Client

    Über die Oberfläche dieses Clients können Archive angelegt, Workflows definiert und alle Clients konfiguriert werden.

  • ArcFlow-Support-Client

    Der Support-Client kommt nur bei bestimmten Wartungsaufgaben zum Einsatz.

  Das Starten der einzelnen Clients ist im Abschnitt Anmeldung an ArcFlow beschrieben.

• ArcFlow-Support

  Der ArcFlow-Support ist zu den normalen Geschäftszeiten (Montag bis Freitag von 8:00 Uhr bis 12:00 Uhr und von 13:00 Uhr bis 17:00 Uhr) telefonisch unter den folgenden Telefonnummern zu erreichen:

  	Schweiz	Deutschland
  Telefon Support:	+41 62 28810-20	+49 6074 211582-22
  Fax:	+41 62 28810-21	+49 6074 211582-20

  Per E-Mail ist der Support über <a href="mailto:support@arcflow.net">support@arcflow.net</a> erreichbar.

• Archiv

  In ArcFlow werden Dokumente, die zu einem Vorgang gehören, in einem Archiv gespeichert. Ein Archiv ist also ein Container in dem unterschiedliche aber logisch und zeitlich zusammengehörende Dokumente abgelegt werden. Im einfachsten Fall wurde ein Brief gescannt. Die Seiten des Briefs werden in einem Archiv abgelegt. Lag dem Brief noch ein Datenträger bei, werden die Dateien des Datenträgers im gleichen Archiv abgelegt. Das Archiv besteht jetzt aus den Seiten des Briefs und den mitgeschickten Dateien. Wurde anschließend mit dem Absender telefoniert, weil zum Beispiel noch bestimmte Informationen fehlten, kann das Telefonat in Form einer Handnotiz hinzugefügt werden.

  In ArcFlow spricht man in diesem Zusammenhang auch von Anhangdateien. Jede eingescannte Seite, jede Datei, jede Handnotiz bildet dabei eine Anhangdatei zu einem Archiv.

• Archive, nicht zugeordnete

  Archive, die keiner Arbeitsmappe zugeordnet sind, werden im Arbeitsmappenbaum in der Arbeitsmappe "Nicht zugeordnete Archive" abgelegt. Diese Archive können zu einem späteren Zeitpunkt einer Arbeitsmappe zugeordnet werden.

• Archivierungspflicht

  Die Archivierungspflicht gilt generell ab dem 1.1.2002. Ausnahmen sind möglich bei einem abweichenden Wirtschaftsjahr, wenn die Archivierungspflicht ab 1.1. aus nachweisbaren technischen Gründen nicht elektronisch erfolgen kann. Spätestens zu Beginn des neuen Wirtschaftsjahres muss dann aber der Archivierungspflicht nachgekommmen werden. Mit ArcFlow ist das Unternehmen bestens auf die Archivierungspflicht vorbereitet.

• Archivliste

  Die Archivliste ist eine Sichtweise auf die Archive. In der Archivliste werden alle Archive geordnet nach Archivnummer (da diese aufsteigend vergeben werden also nach dem Zeitpunkt des Archivierens) angezeigt. Eine andere Sichtweise ergibt sich durch die Arbeitsmappen.

• Archivtyp

  In ArcFlow wird zwischen verschiedenen Archivtypen unterschieden. Wurde ein Dokument über einen Scanner eingelesen, bekommt es den Typ "Scan-Seite". Ein Dokument kann aber unterschiedliche Quellen besitzen. Wird ein Dokument von der Festplatte eingelesen, ist der Archivtyp meist gleich der Dateierweiterung (TXT, PDF, DOC, XLS usw.). Darüber hinaus gibt es noch die Handnotiz. Der Archivtyp gibt somit Aufschluss über das Format der Anhangdateien.

• Archivzuordnung, automatisch

  Automatische Archivzuordnung

• Aufbewahrungsfrist

  Dokumente, die nicht mehr aufgehoben werden müssen verbrauchen nicht nur Platz, sondern verdecken auch die Sicht auf wichtige Dokumente. In ArcFlow werden Dokumente, die nicht mehr aufbewahrt werden müssen, nach einer definierten Frist entfernt.

• Auschecken

  Eine Datei eines Archivs kann innerhalb von ArcFlow bearbeitet werden. Damit nicht mehrere Benutzer gleichzeitig eine Datei bearbeiten können, wird die entsprechende Datei von einem Benutzer ausgecheckt. Andere Benutzer können diese Datei so lange nicht bearbeiten, bis sie wieder eingecheckt wurde.

• Automatische Archivzuordnung

  In ArcFlow bestehen unterschiedliche Möglichkeiten Archive einer Arbeitsmappe zuzuordnen. Dokumente, die in einem bestimmten Verzeichnis auf der Festplatte gespeichert werden, an bestimmten Stellen im Text einen Suchbegriff aufweisen oder in einem E-Mail-Ordner abgelegt werden, können automatisch je einer Arbeitsmappe zugeordnet werden. Alle anderen Archive werden einer Arbeitsmappe zugeordnet, die vom Administrator festgelegt werden kann.

• Benachrichtigung

  Wird der Termin eines Workflows oder eines Workflow-Details überschritten, wird durch den Job-Server eine Benachrichtigung per E-Mail verschickt. Diese Nachricht wird in Abhängigkeit der Einstellung im Benachrichtigungsintervall nach bestimmter Zeit wiederholt. Wird eine Nachricht versendet, kann eine Kopie der Nachricht an einen anderen Sachbearbeiter oder eine Sachbearbeitergruppe gesendet werden. Auf diese Weise gehen keine Termine verloren, auch wenn der Mitarbeiter im Urlaub ist.

• Benachrichtigungsintervall

  Innerhalb eines Workflows werden Termine gesetzt. Wird durch einen Sachbearbeiter der Termin überschritten, wird eine Benachrichtigung geschickt. Ab diesem Zeitpunkt wird bei Nichterledigen der Aufgabe nach dem Benachrichtigungsintervall eine weitere Nachricht verschickt.

• Benutzer

  Die Benutzer von ArcFlow müssen sich mit einem Kennwort identifizieren. Jeder Benutzer ist einer Benutzergruppe zugeordnet. Der Benutzer verfügt über eigene Rechte und die Rechte seiner Benutzergruppe. Dabei kann ein Benutzer durchaus mehreren Benutzergruppen zugeordnet werden.

• Benutzereinstellungen

  Der Benutzer kann das Aussehen seiner Oberfläche bis zu einem gewissen Grad selbst bestimmen. Dies betrifft unter anderem die Spaltenreihenfolge in Listen, deren Sortierung, die Position von Dialogen und ob der Arbeitsmappenbaum oder die Archivliste dargestellt wird und welche Sprache verwendet wird.

  Die entsprechenden Einstellungen werden für jeden Benutzer gespeichert.

• Benutzergruppe

  Die Benutzer von ArcFlow werden in Benutzergruppen organisiert. Ein Benutzer kann dabei mehreren Benutzergruppen angehören. Bei den Berechtigungen der Benutzergruppen wird zwischen Applikationsrechten und Archivrechten unterschieden. Die Applikationsrechte entscheiden darüber, welche Funktionen von ArcFlow der Benutzer aufrufen kann und welche nicht. Hier kann auch das Applikationsmenü der Benutzergruppe verändert werden, sodass bestimmte Funktionen erst gar nicht im Menü zu erkennen sind.

  Die Rechte zu den Archiven werden je Arbeitsmappe vergeben. Standardmäßig sind keine Rechte vergeben. Die Rechte können entweder gegeben oder explizit entzogen werden. Die entzogenen Rechte haben dabei eine höhere Priorität.

• BLOb (Binary Large Object)

  Eine größere Menge von Daten werden in einem Objekt innerhalb der Datenbank abgelegt. Der Inhalt dieser Daten ist gegenüber der Datenbank ohne Struktur. In BLObs können beliebige Inhalte gespeichert werden. In ArcFlow werden BLObs in einer separaten Blob-Datenbank abgelegt.

• Blob-Datenbank

  Diese Datenbank ist Bestandteil von ArcFlow. Dadurch, dass die Teile, die den meisten Speicherplatz benötigen in eine separate Datenbank gespeichert werden, kann auf einfache Weise die Datenbank gewechselt werden, bevor sie zu groß wird. So können zum Beispiel Jahrgänge geschaffen werden. Die Datenbank wird dann durch eine leere Datenbank ersetzt. Der Zugriff auf die alten Jahrgänge ist immer noch gewährleistet.

• COM-Schnittstelle (Component Object Model)

  Die COM-Schnittstelle ermöglicht den Austausch von Informationen und das Nutzen von Funktionen zwischen verschiedenen Programmen. Mit Hilfe der COM-Schnittstelle kann ArcFlow zum Beispiel ein Dokument mit Microsoft Word öffnen und drucken.

  Die COM-Schnittstelle ist integraler Bestandteil von Windows Betriebssystemen.

• Datei auschecken

  Auschecken

• Dateityp

  In ArcFlow wird zwischen verschiedenen Dateitypen unterschieden. Wurde ein Dokument über einen Scanner eingelesen, bekommt es den Typ "Scan-Seite". Ein Dokument kann aber unterschiedliche Quellen besitzen. Wird ein Dokument von der Festplatte eingelesen, ist der Dateityp meist gleich der Dateierweiterung (TXT, PDF, DOC, XLS usw.). Darüber hinaus gibt es noch die Handnotiz. Der Dateityp gibt somit Aufschluss über das Format der Anhangdateien.

• Datenbank

  Als Basis für die Programmierung von ArcFlow dient CONZEPT 16, ein Entwicklungswerkzeug mit integrierter Datenbank. Durch die Integration von Oberfläche und Datenbank in einem Werkzeug ist eine effiziente Entwicklung möglich.

  ArcFlow besteht aus mindestens drei Datenbanken: der Applikationsdatenbank, der Vorschaudatenbank und einer oder mehreren Blob-Datenbanken.

• Definition

  siehe Update

• Definition einlesen

  siehe Update einlesen

• DLL (Dynamic Link Library)

  Im Allgemeinen eine Datei, die Funktionen eines Programmes enthält. Zum Ausführen der Funktionen muss die Datei in den Speicher geladen werden. Eine DLL wird erst dann geladen, wenn eine Funktion von ihr benötigt wird.

  Der ArcFlow-ClientClient besteht aus einer Reihe von DLLs. Diese DLLs werden durch die Installation an die richtigen Stellen kopiert. Der Programmierer sollte sie daher nicht verändern.

  Bei der Verwendung einer Programmierschnittstelle muss er allerdings darauf achten, dass sich die af_api.dll im gleichen Verzeichnis befinden, in dem auch das Programm, das die Programmierschnittstelle verwendet, gestartet wurde.

• DMS (Dokumentenmanagementsystem)

  Die Eigenschaft der digitalen bzw. elektronischen Archivierung werden von einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) umfasst. Die digitale Sammlung wird aus verschiedene Arten von Dokumenten gebildet. Ein DMS ist auch für die automatische oder manuelle Verteilung von Dokumenten an Sachbearbeiter oder andere Mitararbeiter zuständig.

• Dokument

  Dokumente werden in ArcFlow in Archiven abgelegt. Dort können auch mehrere Dokumente zusammengefasst werden. Ein Dokument eines Archivs heisst in ArcFlow Anhangdatei.

• Dongle

  Existiert noch keine CONZEPT 16-Installation, wird ArcFlow mit einem Dongle ausgeliefert. ArcFlow wird über diese Hardware kopiergeschützt. Der Dongle schützt aber nicht nur ArcFlow, sondern auch ihre Daten. Ihr Archivierungssystem kann nur mit Ihrem Dongle geöffnet werden.

  Es stehen zwei Arten von Dongle zur Verfügung: für den Parallel-Port und für den USB-Port. Besteht bereits eine CONZEPT 16-Installation, wird ArcFlow auf die Lizenznummer des CONZEPT 16-Servers geschützt.

• DPI (Dots Per Inch)

  Mit DPI wird die Qualität beim Scannen und Drucken angegeben. Der Wert stellt die Anzahl der Punkte, die pro 2,54 cm gescannt oder gedruckt werden können dar. Je größer dieser Wert ist, desto genauer ist das Scan- oder Druckergebnis.

• Drive

  Das ArcFlow Drive ist eine Schnittstelle um Teile der Arbeitsmappenstruktur und der dort zugewiesenen Archive über den Windows Explorer zugänglich zu machen. Der Zugriff erfolgt über eine Netzwerkfreigabe, sodass beliebige Programme (auch von anderen Betriebssystemen) auf die Verzeichnisstruktur zugreifen können. Siehe auch Installation des ArcFlow-Drive und Einstellungen / Programm / Laufwerke.

• Ereignisse

  Während der Verarbeitung in ArcFlow können zu unterschiedlichen Zeitpunkten individuelle Verarbeitungsschritte durchgeführt werden. Zu jedem dieser Ereignisse kann ein Skript zugeordnet werden, das die individuellen Verarbeitung enthält. Zum Beispiel können bei einem Import eines Dokuments Verarbeitungen vor dem Import, nach dem Import und nach der Texterkennung durchgeführt werden.

• GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff)

  In diesem Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom 14.11.2014 werden die Aufbewahrung von handelsrechtlich und steuerrechtlich relevanten Daten und Dokumenten in elektronischer Form geregelt. Die Regeln lösen die "Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen" (GDPdU) und die "Grundsätze der ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme" (GoBS) ab. ArcFlow erfüllt diese Regeln.

• GoBS (Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter BuchführungsSysteme)

  Diese Schreiben der deutschen Finanzverwaltung stellt eine Erläuterung zum Handelsgesetz und der Abgabenordnung dar. Sie stellen Regeln zur Buchführung mittels Datenverarbeitungssystemen zur Verfügung. Es wird die Behandlung von Aufbewahrungspflichtigen Daten und Belegen in revisionssicheren Dokumentenmanagement- und Archivsystemen erläutert.

  Sie wurde durch ein Schreiben des Bundesfinanzministeriums am 14.11.2014 mit Wirkung ab dem 01.01.2015 durch die GoBD abgelöst.

• Handnotiz

  Eine Handnotiz ist eine Anhangdatei, die in ArcFlow erzeugt wurde. Dabei handelt es sich um unformatierten Text, der einem Archiv hinzugefügt wurde. So können kurze Bemerkungen oder Telefonnotizen archiviert werden.

• Index

  In ArcFlow wird von allen archivierten Dokumenten eine vollständige Texterkennung durchgeführt. Alle vorkommenden Wörter werden durch den Index-Server in den Index aufgenommen. Es ist so eine Volltextsuche über alle archivierten Dokumente möglich. Somit ist in den meisten Fällen eine nachträgliche Beschlagwortung unnötig.

  Der erkannte Text wird unabhängig vom Dokument gespeichert und kann, ohne das eigentliche Dokument zu verändern, ergänzt werden. Es können somit Textpassagen, die im Originaldokument nicht vorkommen, aufgenommen werden. Der Index für dieses Dokument wird dann entsprechend erweitert. Wörter, die in jedem Dokument vorkommen (zum Beispiel die Artikel, "und", "oder" usw.) werden nicht in den Index aufgenommen (Stoppwort).

• Index-Server

  Der Index-Server erstellt den Index. Der Index-Server ist ein separates Programm, dass auf einem Server gestartet werden muss. Der Index-Server ermittelt neue oder geänderte Archive und aktualisiert den Index innerhalb weniger Sekunden.

• Job-Server

  Der Job-Server ist für alle regelmäßig anfallenden Aufgaben in ArcFlow zuständig. Er überprüft, ob Termine eingehalten wurden, ob Archive ihre maximale Aufbewahrungsfrist überschritten haben und ob Dokumente im Transferverzeichnis vorhanden sind. Der Job-Server ist ein separates Programm, dass auf einem Server gestartet werden muss.

• MailApp

  Die ArcFlowMailApp ist ein Dienst, der ein oder mehrere E-Mail-Konten überwachen kann. Alle dort eingehenden E-Mails werden in ein Verzeichnis auf der Festplatte gespeichert. Dieses Verzeichnis kann vom Jobver überwacht werden, der dann die E-Mails archiviert.

• Kontextmenü

  Das Kontextmenü wird mit Hilfe der rechten Maustaste aufgerufen. Das Menü ist abhängig vom angeklickten Objekt und abhängig vom Objekt unterschiedliche Einträge auf. Es enthält Funktionen, die nur mit dem angeklickten Objekt möglich sind.

• Mappenfelder

  Mappenfelder sind Felder, die einer Arbeitsmappe zugeordnet werden können. Informationen, die für jedes Archiv einer Arbeitsmappe gelten, müssen somit nicht bei jedem Archiv abgelegt werden. Mappenfelder werden zu Gruppen (siehe unten) zusammengefasst.

• Mappenfeldgruppen

  Dies sind Gruppen von Feldern, die einer Arbeitsmappe zugeordnet sind. Eine Arbeitsmappe kann nur eine Mappenfeldgruppe besitzen.

• Nicht zugeordnete Archive

  Archive, nicht zugeordnete

• OCR (Optical Character Recognition)

  OCR-Software dient zur Erkennung von Schriftzeichen in einem Bild. Bei ArcFlow wird die Texterkennung von einer vollständig integrierten Software übernommen. Die OCR-Software muss nur auf Scanarbeitsplätzen und auf dem Rechner, auf dem der Office-Server läuft, installiert werden.

• ODBC (Open Database Connectivity)

  Die ODBC-Schnittstelle erlaubt einen Datenaustausch zwischen Programmen und Datenbanken unabhängig von dem zugrunde liegenden Datenbank Management System. Unter Windows wird über den ODBC-Datenquellen-Administrator eine Datenquelle angelegt. Diese Datenquelle kann dann in einem Skript mit Hilfe der (siehe CONZEPT 16 Hilfe) angesprochen werden.

  In ArcFlow wird die ODBC-Schnittstelle verwendet, um zusätzliche Informationen zur Verarbeitung aus anderen Datenbanken auszulesen. Das Schreiben von Informationen in die anderen Datenbanken ist nicht vorgesehen.

• Office-Server

  Der Office-Server ist für die Texterkennung von Dateien zuständig. Alle Dokumente, die über den Job-Server oder der API eingelesen wurden, werden durch den Office-Server bearbeitet. Zur Zeit können folgende Dateiformate erkannt werden: ASCII-Formate (TXT, BAT, INI, CFG, LOG, ERR, HST, PRC, JS, CMD und DAT), Formate die mit Microsoft Word gelesen werden können (DOC, DOCX, DOCM, RTF, HTM, HTML, ASC und ANS, Microsoft Word muss installiert sein), Excel-Dokumente (XLS, XLSX, XLSM, Microsoft Excel muss installiert sein), PowerPoint-Dokumente (PPT, PPTX, PPTM, Microsoft PowerPoint muss installiert sein), Acrobat-Dokumente (PDF), Adobe Illustrator-Dokumente (AI).

  Zur Texterkennung wird auf dem gleichen Rechner eine OCR-Software installiert. Nach der Texterkennung kann der Index-Server den Index aktualisieren.

• PDF, PDF/A (Portable Document Format)

  PDF-Dokumente sind in einem plattformunabhängigen Format gespeichert. D. h. die Darstellung des Inhaltes ist auf verschiedenen Hardware-Plattformen und verschiedenen Programmen immer gleich. Im Unterschied zu PDF erlaubt PDF/A keinerlei Referenzen auf externe Ressourcen. Alle Bilder, Schriften usw. sind vollständig in dem Dokument eingebettet. Es eignet sich daher auch für die Langzeitarchivierung.

  In ArcFlow wird immer versucht ein PDF-Dokument im PDF/A-Format zu erzeugen. Ist das nicht möglich, wird ein Dokument im PDF-Format generiert. Für die Erzeugung im PDF/A-Format wird Ghostscript ab Version 8.71 benötigt.

• Port

  Ein Port (oder auch IP-Port) wird verwendet, um eine Kommunikation mit einem beliebigen Programm über ein IP-Netz zu ermöglichen. Das Internet Protokoll bietet eine Reihe von Kommunikationsmöglichkeiten. In diesem Fall wird eine Verbindung über Sockets aufgebaut. Das Empfangsbereite Programm überwacht dabei einen Port. Diese sind nummeriert und zum Teil auch Zweckgebunden. ArcFlow kann einen Port zwischen 51750 und 52750 überwachen. Die bereits verwendeten Ports können mit der Betriebssystem-Anweisung netstat ermittelt werden.

  Das sendebereite Programm muss eine Verbindung zu dem Computer des empfangsbereiten Programms aufnehmen. Dazu dient die IP-Nummer des Computers. Die Zuordnung zu einem bestimmten Programm erfolgt über die Port-Nummer.

  Ist die Verbindung hergestellt, kann das Programm Daten übertragen. Anschließend wird die Verbindung wieder getrennt.

• Preview-Datenbank

  Vorschaudatenbank

• Prozesspriorität

  Unter Windows-Betriebssystemen können Programme unter verschiedenen Prioritäten gestartete werden. Die Priorität beeinflusst die Prozessorzeit, die dem Programm zugeteilt wird. Je höher die Prozesspriorität, desto mehr Prozessorzeit bekommt das Programm, d. h. je schneller hat ein Programm seine Aufgaben abgearbeitet. Da nur eine begrenzte Prozessorzeit vorhanden ist, geht ein mehr an Prozessorzeit zu lasten der anderen Programme, die dann weniger Prozessorzeit zur Verfügung haben.

  Bei den Server-Diensten von ArcFlow (Index-Server, Job-Server und Office-Server) kann eingestellt werden, ob sie mit einer normalen oder niedrigeren Priorität laufen sollen. Die Verteilung der Prozessorzeit kann an die Gegebenheiten angepasst werden.

• Revisionssicherheit

  Veränderungen in einem Archiv sind jederzeit nachvollziehbar und können ebenfalls rückgängig gemacht werden.

• Sachbearbeiter

  Ein Sachbearbeiter ist eine reale Person oder Gruppe von Personen, die für die Erledigung bestimmter Aufgaben (Workflows oder Workflow-Details) zuständig sind.

• Sachbearbeitergruppe

  Mehrere Sachbearbeiter können zu einer Gruppe zusammengefasst und in der Applikation dann auch gemeinsam angesprochen werden. Informationen, die an eine Sachbearbeitergruppe geschickt werden, werden immer an alle Mitglieder der Gruppe geschickt.

• Scanarbeitsplatz

  Ein Scanarbeitsplatz ist ein Arbeitsplatzrechner an dem ein Scanner installiert worden ist.

• Scan-Seite

  Ein Dokument kann aus mehreren Seiten bestehen. Beim Scannen des Dokuments werden dabei für jede Seite (Scan-Seite) eine Anhangdatei erzeugt.

• Server-Dienste

  ArcFlow wird mit drei Server-Diensten ausgeliefert. Die Server-Dienste müssen auf einem Server gestartet werden. Der Job-Server ist für alle regelmäßigen Arbeiten zuständig (zum Beispiel Terminüberwachung), der Office-Server ist für die Texterkennung von Dateien zuständig und der Index-Server baut aufgrund des erkannten Textes einen Index für die Volltextsuche auf.

• Service-Programme

  Siehe Server-Dienste.

• Standard-Workflow

  Über den Standard-Workflow können immer wiederkehrende Tätigkeiten in einem Workflow gespeichert werden. Da zum Beispiel eine Bestellung immer wieder die gleichen Workflow-Details auslöst, kann der Administrator einen Standard-Workflow definieren, der die entsprechenden Workflow-Details bereits beinhaltet. Zeitangaben innerhalb der Standard-Workflows werden relativ zum Erstelldatum des Workflows angegeben und bei der Zuweisung durch die tatsächlichen Daten ersetzt.

• Standardzuweisung

  Neue Archive werden immer zu mindestens einer Arbeitsmappe hinzugefügt. Findet keine Automatische Archivzuordnung statt, wird das Archiv der Arbeitsmappe Nicht zugeordnete Archive zugeordnet. Ist durch den Administrator eine Standardzuweisung eingerichtet worden, werden die Archive statt dessen der dort angegebenen Arbeitsmappe zugeordnet.

• Standort

  Nachdem ein Dokument eingescannt wurde, kann es abgelegt werden. Der Standort besagt, wo das Original des Dokumentes zu finden ist.

• Stapelscan

  Im Gegensatz zum normalen Scannen wird bei Stapelscan nicht nur ein, sondern mehrere Archive eingescannt. Damit eine Unterscheidung zwischen den Archiven getroffen werden kann, wird eine Trennseite zwischen die Dokumente einsortiert. Alle Seiten bis zu einer Trennseite gehören zu einem Archiv.

• Stempel

  Eingescannte Dokumente oder andere Bilddokumente können in ArcFlow mit einem Stempel versehen werden. Der Stempel muss zuvor vom Administrator definiert und für die entsprechende Benutzergruppe freigegeben worden sein (siehe Einstellungen / Vorlagen / Stempel). Er kann sowohl aus statischem Text, als auch aus Felder bestehen, die vom Benutzer oder aus Informationen des Archivs gefüllt werden.

  Ein Stempel kann auch mit einem benutzerspezifischen Bild (zum Beispiel für Unterschriften) versehen werden (siehe Einstellungen / Berechtigungen Benutzer).

• Stoppwort

  Ein Stoppwort ist ein Wort, das in nahezu jedem Text / Dokument vorkommt. Dazu zählen die Artikel (der, die, das, ein, eine, eines), Bindeworte (und, oder) und eine ganze Reihe weiterer Worte (dass, sie, bis uvm.). Diese Worte werden in der Stoppwortliste geführt und nicht in den Index der Volltextsuche aufgenommen.

• Stoppwortliste

  In dieser Liste sind alle Stoppwörter enthalten.

• Suchindex

  Index

• Tapidevice

  Ein Tapidevice ist ein Gerätetreiber, der vom System zur Kommunikation mit einem Telefon oder einer Telefonanlage verwendet wird. Mit Hilfe des Gerätetreibers können Telefonate geführt und Rufnummern gewählt werden. Übermittelt bei einem eingehenden Telefonat der Gesprächspartner seine Telefonnummer, kann diese in ArcFlow gesucht und die damit verbundene Arbeitsmappe geladen werden.

• Transferverzeichnis

  Das Transferverzeichnis wird in regelmäßigen Abständen durch den Job-Server auf Dateien untersucht. Sind Dateien vorhanden, werden diese automatisch in ArcFlow eingelesen und aus dem Verzeichnis gelöscht.

• Tray

  Die ArcFlow-Tray Applikation ermöglichdie Suche in ArcFlow ohne den ArcFlow-Client. Zur Anzeige von Arbeitsmappen oder Archiven wird ein ArcFlow-Drive beötigt.

• Trennseite

  Eine Trennseite wird beim Stapelscan benötigt um eine Trennung zwischen den Archiven zu ermöglichen.

  Durch den speziellen Aufbau der Trennseite wird sie von ArcFlow erkannt und nicht zu einem Archiv hinzugefügt.

• TWAIN-Treiber

  TWAIN-Treiber werden benötigt, wenn eine grafik-erzeugende Hardware installiert wird. Der Treiber stellt die Verbindung zwischen der Hardware und den bildverarbeitenden Programmen her. Von ArcFlow können sowohl TWAIN- als auch WIA-Treiber verwendet werden.

• Update

  Bei Änderungen an ArcFlow wird von der ArcFlow GmbH ein Update erstellt, das alle Änderungen enthält. Ein Update der Software kann durch das Einlesen dieser Datei (Update einlesen) vorgenommen werden.

• Update-Beschreibung

  ArcFlow wird in kurzen Abständen verbessert. Die Verbesserungen in den einzelnen Versionen können über die Update-Beschreibung detailliert eingesehen werden.

• Update einlesen

  Ein Update von ArcFlow kann durch den Administrator vorgenommen werden. Alle Neuerungen befinden sich in einer Datei, die über einen Menüpunkt eingelesen wird. Das Aktualisieren der Software ist somit eine Sache von Sekunden.

• Verknüpfung von Arbeitsmappen

  Eine Arbeitsmappe kann in eine andere Arbeitsmappe verknüpft werden. Dass heißt, der Inhalt einer Arbeitsmappe steht in verschiedenen Arbeitsmappen zur Verfügung. Auf diese Weise kann eine Arbeitsmappen an verschiedenen Stellen im Arbeitsmappenbaum angezeigt werden.

  Werden Informationen zu Projekten in einer Arbeitsmappe gesammelt, zum Beispiel in der Arbeitsmappe "Projekte / Projekt DMS". Kann diese Arbeitsmappe zum Kunden verlinkt werden und dort unter der Arbeitsmappe "Kunden / ArcFlow / Projekte / Projekt DMS" dargestellt werden. Bei der Arbeitsmappe "Projekt DMS" handelt es sich um die gleiche Mappe.

  Eine Arbeitsmappe kann nicht in eine seiner untergeordneten Arbeitsmappen verknüpft werden. Dadurch würde es zu einem Zirkelbezug kommen.

• Vorlagemappe

  Mit Hilfe einer Vorlagemappe können Arbeitsmappen mit einer vorgefertigten Struktur angelegt werden. In der Vorlagemappe sind alle untergeordneten Arbeitsmappen bereits angelegt.

• Vorschaudatenbank

  Die Vorschaudatenbank ist ein Bestandteil von ArcFlow. In der Datenbank werden kleinere Darstellungen der eingescannten Dokumente gespeichert.

• WIA-Treiber

  WIA-Treiber werden benötigt, wenn eine grafik-erzeugende Hardware installiert wird. Der Treiber stellt die Verbindung zwischen der Hardware und den bildverarbeitenden Programmen her. Von ArcFlow können sowohl TWAIN- als auch WIA-Treiber verwendet werden.

• Workflow

  Bei den meisten Dokumenten wird nach deren Eingang eine oder mehrere Tätigkeiten ausgelöst. Der Workflow beschreibt welcher Sachbearbeiter oder welche Sachbearbeitergruppe diese Tätigkeiten überwacht und zu welchem Zeitpunkt diese Tätigkeiten (Workflow-Details) abgeschlossen sein müssen.

  Arbeitsmappen können ebenfalls mit einem Workflow versehen werden.

• Workflow-Art

  Mit der Workflow-Art können bestimmte immer wieder vorkommende Tätigkeiten (Workflows) beschreiben werden.

• Workflow-Detail

  Ein Workflow-Detail ist eine Teilaufgabe in einem Workflow. Jede Teilaufgabe ist wie der Workflow selbst einem Sachbearbeiter oder einer Sachbearbeitergruppe zugeteilt und verfügt über einen Abschlusstermin.

• Zeitstempel

  Werden Änderungen von der Applikationsdatenbank an den verbundenen Datenbanken (Vorschaudatenbank und Blob-Datenbank) vorgenommen, wird ein Zeitstempel in der entsprechenden Datenbank abgelegt. Beim Starten der Applikation werden die Zeitstempel der verbundenen Datenbanken mit dem Zeitstempel in der Applikationsdatenbank verglichen. Bei Abweichungen wird eine entsprechende Meldung ausgegeben.

  Abweichungen von Zeitstempeln können vorkommen, wenn Datenbanken mit unterschiedliche Datenbeständen gemeinsam verwendet werden.

  Abweichungen der Zeitstempel können mit Hilfe der Applikationspflege beseitigt werden.

• ZIP-Archiv

  ZIP-Archive sind Dateien, in denen weitere Dateien komprimiert gespeichert sind. Es können ganze Verzeichnisbäume in einer Datei zusammengefasst sein. Sie werden wie jede andere Datei auch, in ArcFlow archiviert. In ArcFlow werden alle Dateien innerhalb des ZIP-Archivs indexiert, d. h. eine Suche durchsucht auch alle Dateien innerhalb eines ZIP-Archivs.

• Zusatzfelder

  Die Informationen, die zu einem Archiv angegeben werden können, reichen bei bestimmten Anwendungen nicht aus. In einem solchen Fall können durch den Administrator Zusatzfelder definiert werden, in denen dann die notwendigen zusätzlichen Informationen (zum Beispiel Kundennummer) untergebracht werden können.