E-Mail - Mail-App

E-Mail / Mail-App
Einstellungen der Mail-App

Die Mail-App ist durch einen eigenständigen Dienst ersetzt worden. Informationen über Funktionsweise und Installtion befinden sich im Abschnitt ArcFlowMailApp. Dieser Abschnitt ist aus Gründen der Abwärtskompatibilität in der Dokumentation enthalten.

Die Mail-App ist ein Dienst, der zur Archivierung von E-Mails verwendet wird. Der Dienst muss nur auf einem System eingerichtet werden und wird beim Starten des Rechners automatisch gestartet. Nach seinem Start fragt er in regelmäßigen Abständen die bei ihm hinterlegten Mail-Konten ab und importiert die eingegangenen E-Mails. Zur Abholung wird das Protokoll POP3 verwendet. Anschließend werden die E-Mails aus dem Konto gelöscht. Es können mehrere Mail-Apps auf verschiedenen Rechnern eingerichtet werden.

Auf der linken Seite werden in einer Liste die bereits eingerichteten Mail-Apps angezeigt. Die Liste kann sowohl nach der ID, als auch nach der Beschreibung durch Drücken der entsprechenden Spaltenüberschriften sortiert werden.

Soll auf eine bestimmte Mail-App positioniert werden, kann je nach verwendeter Sortierung die Nummer oder die Beschreibung in das Feld "Zugriff" eingetragen werden. Die Liste positioniert dann automatisch auf den entsprechenden Service.

Über die Schaltfläche [Neu...] kann ein neuer Service definiert werden. Die Nummer des Service wird automatisch vergeben, alle weiteren Angaben können direkt in die entsprechenden Felder eingetragen werden. Bestehende Services können über die Schaltfläche [Kopieren] kopiert werden. Damit ein kopierter Service verwendet werden kann, muss der Servername geändert und der Dienst auf dem neuen Rechner eingerichtet werden (siehe Mail-Service installieren). Wird ein Mail-Service nicht mehr benötigt, kann er über die Schaltfläche [Löschen] entfernt werden. Zuvor sollte allerdings der Mail-Service auf dem entsprechenden Rechner deinstalliert werden (siehe Mail-Service deinstallieren).

Stammdaten

Folgende Informationen werden beim Mail-Service angegeben:

• ID

  Die Nummer des Mail-Service. Die Nummer wird von ArcFlow vergeben und kann nicht geändert werden.

• Beschreibung

  Die Beschreibung sollte den Mail-Service genauer erklären. Es sollten der Namen des abgefragten E-Mail-Servers enthalten sein, um eine leichte Zuordnung bei der Fehlersuche zu erlauben.

• Servername

  Dies ist der Name des Rechners, auf dem der Service installiert ist. Über die Schaltfläche [akt. PC] wird der Name das Rechners, auf dem der ArcFlow-Client gestartet wurde, eingetragen. Der Mail-Service kann erst installiert werden, wenn der Client auf dem gleichen Rechner gestartet wurde, der hier eingetragen ist. Es können nicht mehrere Mail-Services auf dem gleichen Rechner installiert werden.

• Installationspfad

  Hier wird der Pfad angegeben, in den der Mail-Service installiert werden soll. Aus diesem Verzeichnis wird dann das Dienst-Programm gestartet.

• Installiert von ArcFlow

  Ist der Mail-Service über den ArcFlow-Client installiert worden, wird hier ein Haken angezeigt.

• Transferordner

  Solange der Mail-Service gestartet ist, werden alle E-Mails in Unterverzeichnissen von diesem Verzeichnis zwischen gespeichert. Der angegebene Ordner muss sowohl vom Mail-Service als auch vom ArcFlow-Jobserver gelesen und geschrieben werden können. Die abgerufenen E-Mails werden in einem Unterverzeichnis abgelegt, dessen Namen sich aus dem Namen des Mail-Servers und des Mail-Kontos zusammensetzt.

  Der MailService speichert die E-Mails in diesem Verzeichnis auch dann ab, wenn ArFlow zum Beispiel wegen Wartungsarbeiten nicht zur Verfügung steht. Die Mails werden dann nach dem Starten des ArcFlow Jobservers archiviert. Es gehen somit keine E-Mails verloren.

• Ereignissteuerung

  Beim Import von E-Mails in ArcFlow können vor und nach dem Import Skripte ausgeführt werden (siehe Script-API). Die entsprechenden Skripte können in den Auswahlboxen ausgewählt werden. Der Haken vor einem Skript gibt an, ob das Skript ausgeführt wird oder nicht.

• Mail-Service installieren / deinstallieren

  Über diese Schaltflächen wird der Mail-Service installiert oder deinstalliert. Es ist immer nur eine der Schaltflächen aktiviert. Die Installation erfolgt über ein separates Programm.

Werden Änderungen an der Konfiguration vorgenommen, müssen diese Änderungen an den Dienst übertragen werden. Das erfolgt über die Schaltfläche "Konfiguration aktualisieren". Mit der Schaltfläche wird eine Konfigurationsdatei in das Verzeichnis des Dienstes geschrieben und der Dienst neu gestartet.

E-Mail-Konten

Auf dieser Seite werden die Informationen zu den abzufragenden Konten angegeben.

In der oberen Liste werden die Konten ausgegeben, die zur Zeit durch die MailApp von dem ausgewählten E-Mail-Server abgerufen werden. Ein neues Konto kann durch Drücken der Schaltfläche [Neu...] angegeben werden. Der angegebene Kontoname wird beim E-Mail-Server zur Anmledung verwendet. Bestehende Konten können mit der Schaltfläche [Löschen] entfernt werden und werden dann nicht mehr abgerufen.

Folgende Informationen können für jedes Konto angegeben werden:

• Verarbeitung

  Ist diese Eigenschaft aktiviert, wird das Konto vom Dienst abgefragt. Soll ein Konto nur vorübergehend nicht abgerufen werden, kann diese Eigenschaft deaktiviert werden.

• Kontoname

  Hier wird der Name des E-Mail-Kontos angegeben bzw. geändert. Der Kontoname wird zusammen mit dem Passwort für die Anmeldung am E-Mail-Server verwendet.

• Passwort

  Das Passwort wird zusammen mit dem Kontoname zur Anmeldung beim E-Mail-Server verwendet. Der E-Mail-Server muss das SMTP-Kommando "AUTH" in Verbindung mit einer der Methoden "PLAIN", "LOGIN" oder "CRAM-MD5" unterstützen.

• Server und Port

  In diesen Feldern werden der Name oder die IP-Adresse, sowie der Port des E-Mail-Servers angegeben. Der Standardport für das verwendete Protokoll (POP3) ist 110.

• Schnittstelle

  In der angegebenen Schnittstelle können weitere Angaben zur Zuweisung der E-Mail zu einer bestimmten Arbeitsmappe oder einem bestimmten Archiv gemacht werden (siehe Schnittstellen).

• Intervall

  Dies ist das Intervall in Sekunden, in dem die E-Mails vom E-Mail-Server abgeholt werden.

Beispiel:

Damit E-Mails in ArcFlow archiviert werden können, müssen sie an eines der hier angegebenen E-Mail-Konten gesendet werden. Dies kann entweder als einer der Empfänger (Empfänger oder CC) oder als versteckter Empfänger (BCC) erfolgen. In dem obigen Beispiel wurde eine E-Mail-Adresse "support@arcflow.net" eingerichtet.

Der Rechner, auf dem der E-Mail-Server installiert ist, hat den Namen "arcflowmail". Er wird über den Standard-Port (110) angesprochen. Das Konto wird alle 5 Minuten auf neue E-Mails überprüft, die dann nach ArcFlow importiert werden. Es ist keine Schnttstelle angegeben, h. dass alle E-Mails zunächst in der Arbeitsmappe "Nict zugeordnete Archive" abgelegt werden, falls keine automatische Mappenzuordnung greift.