Workflow - Allgemein

Workflow / Allgemein
Einstellungen der Workflowsteuerung

In diesem Bereich können durch den Administrator des Systems eingestellt werden, in welchen Abständen die Termine überprüft und wie Benachrichtigungen versendet werden.

Die Termine werden durch den Job-Server einmal am Tag oder, wenn der Job-Server gestartet wird, überprüft. Ist ein Termin überfällig, wird eine Benachrichtigung per E-Mail an den entsprechenden Sachbearbeiter geschickt.

Folgende Einstellungen können hier vorgenommen werden:

• Steuerung der Benachrichtigungen

  In diesem Bereich folgen Einstellungen zu den Benachrichtigungen der Sachbearbeiter bzw. Sachbearbeitergruppen.

  • Archivlinks in Nachricht versenden

    Ist diese Option gesetzt, werden in den Benachrichtigungen Links zu den entsprechenden Archiven mitgesendet. Der Empfänger der Nachricht kann durch Anklicken des Links das betreffende Archiv öffnen. Der Link kann erst dann ein Archiv öffnen, wenn in der Windows-Registrierungsdatenbank bestimmte Einträge vorhanden sind. Diese Einträge können über die Einstellungen vorgenommen werden.

• Benachrichtigungen bei Start
  • Nachricht beim Beginn des Arbeitsauftrags senden

    Es wird eine E-Mail versendet, wenn der Arbeitsauftrag angelegt oder gestartet wird. Soll keine Benachrichtigung versendet werden, muss im Workflow-Detail die Eigenschaft BenachrichtigungBeiStart auf "keine Benachrichtigung" gesetzt werden.

  • Nachricht beim Beginn des Arbeitsauftrags vom Jobserver senden

    Standardmäßig wird beim Abschluss eines Arbeitsauftrages durch den ArcFlow-Client der nächste Auftrag gestartet und auch von dem Client aus die E-Mail versendet. Wird diese Option aktiviert, erfolgt das Versenden des neuen Auftrags durch den ArcFlow-Jobserver.

• Benachrichtigungen bei Verzug
  • Benachrichtigung beim Erreichen des Termindatums senden

    Hier kann generell eingestellt werden, ob eine Benachrichtigung versendet werden soll. Kontrollieren die Sachbearbeiter täglich ihre Termine über die Terminkontrolle ist eine zusätzliche Benachrichtigung überflüssig und kann hier deaktiviert werden.

  • Erste Benachrichtigung versenden

    Die erste Benachrichtigung kann entweder zum Zeitpunkt des Termins oder bei dessen Überschreitung einen Tag nach dem Termin versendet werden.

  • Intervall für weitere Benachrichtigungen

    Nach den hier eingestellten Tagen wird der Termin erneut geprüft. Ist der Termin nicht erledigt, wird eine erneute Benachrichtigung versendet.

  • Kopie an hauptverantwortlichen Sachbearbeiter versenden

    Über diese Option wird die Benachrichtigung nicht nur an die eingetragenen Benutzer gesendet, sondern zusätzlich wird eine Kopie der Mail an den zuständigen Sachbearbeiter verschickt.

  • Offene Aufträge in einer Nachricht zusammenfassen

    Es wird pro Sachbearbeiter nur eine E-Mail mit allen offenen Aufträgen versendet.

  • Aufträge an Stellvertreter in separater Nachricht senden

    Wenn alle Benachrichtigungen in einer E-Mail zusammengefasst werden, kann durch diese Option bestimmt werden, dass E-Mails, wo der Sachbearbeiter als Stellvertreter fungiert, extra verschickt werden. Der Sachbearbeiter bekommt dann eine E-Mail mit seinen Aufträgen und eine weitere E-Mail mit Aufträgen von zugeordneten Mitarbeitern, bei denen die Abschluss-Vorgabe überschritten ist.

  Existieren mehrere Sachbearbeiter mit der gleichen E-Mail, wird nur eine Mail verschickt, auch wenn beide Sachbearbeiter benachrichtigt werden.

• Synchronisation

  Hier werden Angaben gemacht, ob die Sachbearbeiter bzw. die Sachbearbeitergruppen mit den Benutzer bzw. Benutzergruppen synchronisiert werden sollen. Änderungen am Benutzersystem von ArcFlow werden dann automatisch an den Sachbearbeiter-Bereich weitergereicht.

  • Sachbearbeiter mit Benutzer synchronisieren

    Änderungen bei den Benutzern werden ebenfalls bei dem gleichnamigen Sachbearbeiter durchgeführt.

  • Sachbearbeitergruppen mit Benutzergruppen synchronisieren

    Änderungen bei den Benutzergruppen werden ebenfalls bei den gleichnamigen Sachbearbeitergruppen durchgeführt.

  • Gruppenzuweisung synchronisieren

    Änderungen bei der Zuordnung von Benutzern zu Benutzergruppen werden ebenso bei der Zuordnung der Sachbearbeiter zu den Sachbearbeitergruppen durchgeführt.

Standardwerte

In dem Bereich "Standardwerte" können Vorgaben für die Neuanlage von Workflow-Details angegeben werden.

Die Angaben entsprechen den Einstellungen beim Workflow-Detail.