Verwendung von Vorlagemappen

Verwendung von Vorlagemappen
Anlegen und Verwenden von Vorlagemappen

Neben der Volltextsuche zum Auffinden von Dokumenten stellt ArcFlow eine Struktur von Arbeitsmappen zur Verfügung, in denen die Archive nach Verwendungszweck oder Herkunft einsortiert werden können. Arbeitsmappen erlauben eine hierarchische Suche nach Dokumenten durch den Benutzer.

Dabei ergibt sich die Notwendigkeit, dass für gleiche Verwendungen immer die gleiche Struktur angelegt wird. Soll zum Beispiel die Kommunikation mit einem Kunden in einer Arbeitsmappe abgelegt werden, sollte die Struktur für alle Kunden die gleiche sein. Für diese Fall wurden die Vorlagemappen implementiert.

Die Vorlagemappen entsprechen einem Bauplan, nach dem Mappenstrukturen angelegt werden. Sie werden in den Einstellungen definiert. In diesem Beispiel wird eine Struktur für eine Kunden-Mappe angelegt:

• VOR_Kunden

  Wird eine Arbeitsmappe mit dieser Vorlage erstellt, ist das die Mappe der obersten Ebene. Sie wird den Namen des Kunden bekommen. Weitere Arbeitsmappen werden als untergeordnete Arbeitsmappen angelegt.

  • Aufträge Arbeitsmappe für die erteilten Aufträge.
  • E-Mails Arbeitsmappe für die Mails. In den Eigenschaften der Mappe wird eine automatische Unterteilung eingestellt.
  • Rechnungen Dieser Mappe werden alle Rechnungen zugewiesen.
  • Verträge Hier werden die mit dem Kunden geschlossenen Verträge abgelegt.

  Für alle Mappen in der Struktur werden Berechtigungen definiert. Alle Benutzergruppen haben Leserechte auf den Arbeitsmappen. Da die Struktur nicht verändert werden soll, hat keine Benutzergruppe das Recht, neue Arbeitsmappen anzulegen oder bestehende zu ändern. Der "Verkauf" bekommt in den Arbeitsmappen "Aufträge", "E-Mails" und "Rechnungen" das Recht Archive zuzuweisen und diese zu ändern. In der Mappe "Verträge" darf nur gelesen werden. Die Benutzergruppe "Geschäftsleitung" bekommt in allen untergeordneten Mappen Rechte zum Lesen, Ändern und Zuweisen von Archiven.

Rechte der Gruppe "Verkauf" der Mappe VOR_Kunden	Rechte Gruppe "Verkauf" der Mappe Aufträge

Bei der Arbeitsmappe "VOR_Kunden" wird noch eine Mappenfeldgruppe angegeben, in dessen Felder zusätzliche Informationen zum Kunden gespeichert werden können.

Beim Anlegen einer Arbeitsmappe kann jetzt im Feld "Vorlagemappe" die Vorlage "VOR_Kunden" ausgewählt werden. Durch die Auswahl der Vorlagemappe, werden die weiteren Eigenschaften der Arbeitsmappe automatisch gefüllt, können aber noch überschreiben werden.

Nach dem Anlegen der Mappe ist die folgende Mappenstruktur erstellt worden (Das Symbol der Mappe wurde beim Erstellen angepasst):

Durch die Verwendung von Vorlagemappen ergeben sich zwei Vorteile:

1. Gleichförmige Strukturen Werden alle Kunden mit der Vorlage angelegt, gibt es für alle Kunden die gleiche Struktur. Durch die eingeschränkten Berechtigungen beim Anlegen neuer Mappen, bleibt das auch in Zukunft so. Benutzer finden sich sofort in der Struktur zurecht und finden leichter Dokumente.
2. Aktualisierung der Strukturen Wird die Vorlagemappe um eine weitere Arbeitsmappe erweitert oder die Berechtigungen geändert, können die bestehenden Mappen aktualisiert werden. Die Aktualisierung wird über das Kontextmenü der Vorlagemappe (Einstellungen / Archivablage / Arbeitsmappen) gestartet.

Zudem vereinfacht sich die Programmierung. Mit der Anweisung AfAbmCreateByTemplate() wird die komplette Struktur angelegt.

Wird aus einer Vorlage eine Arbeitsmappe entfernt, wird diese bei einer Aktualisierung nicht gelöscht, da der Arbeitsmappe Archive zugewiesen sein könnten.