Mappenselektionen

Mappenselektionen
Abrufen und Definieren von ausgewählten Arbeitsmappen

Mappenselektionen stellen einen Ausschnitt aus allen Arbeitsmappen zur Verfügung, die alle bestimmte Kriterien erfüllen. Mappenselektionen können vom Administrator von ArcFlow in den Einstellungen oder durch den Benutzer in diesem Dialog definiert werden.

Die Mappenselektionen können vom Arbeitsmappenbaum, von der Arbeitsmappenbaum/-liste oder über das Menü Auswertungen / Mappenselektion aufgerufen werden:

Soll eine neue Mappenselektion erstellt werden, kann über die Schaltfläche [Selektionsassistent starten] der entsprechende Regel-Assistent gestartet werden. Die definierte Regel muss nicht gespeichert werden, wird die Schaltfläche [Ausführen] gedrückt, werden nur die Ergebnisse angezeigt. Die Regel wird nicht gespeichert.

Gespeicherte Mappenselektionen können über die ComboBox ausgewählt werden. Mit der Schaltfläche [Start] wird diese Selektion dann durchgeführt. Die Selektion kann mit der Schaltfläche [...] eingesehen bzw. verändert werden. Dazu wird der Regel-Assistent gestartet.

Ist eine Mappenselektion ausgeführt worden, steht das Ergebnis in der Liste zur Verfügung. In der Liste werden die Arbeitsmappennummer, der Arbeitsmappenname, die Beschreibung, das Abschlussdatum und die Mappenfelder angezeigt. Wird ein Name oder ein Namensteil in das Feld "Zugriff" eingetragen, kann direkt auf eine Arbeitsmappe in der Liste positioniert werden. Durch Doppelklick auf eine Arbeitsmappe in der Liste kann gleichzeitig die Arbeitsmappe in einem Archiv-Fenster ausgewählt werden. Ist kein Archiv-Fenster offen, wird eines geöffnet.

Funktionen des Kontextmenüs

Wird auf der Liste mit der rechten Maustaste geklickt erscheint folgendes Kontextmenü:

• Einstellungen der Liste

  Hier können die angezeigten Spalten verändert werden. Beim Export in eine CSV-Datei (siehe unten) werden nur die angezeigten Spalten berücksichtigt. Neben den Stammdaten der Arbeitsmappe können hier auch Mappenfelder angezeigt werden.

  Es können nur Inhalte von Mappenfeldern angezeigt werden, die in allen gefundenen Arbeitsmappen vorhanden sind. In der Abfrage der Arbeitsmappen sollte daher die Mappenfeldgruppe überprüft werden.

• Gefundene Arbeitsmappen löschen

  Über diesen Eintrag können alle gefundenen Arbeitsmappen gelöscht werden. Diese Funktion steht allerdings nur dem Anwender "admin" zur Verfügung. Dies auch nur dann, wenn für den Administrator ein Passwort definiert wurde. Nach der Auswahl des Menüpunktes folgt zur Sicherheit noch eine Passwort-Anforderung an den Administrator.

  Nach dem Ausführen dieser Funktion werden alle in der Selektionsliste enthaltenen Arbeitsmappen aus ArcFlow entfernt. Die darin enthalten Archive bleiben erhalten. Insofern diese keinen weiteren Arbeitsmappen zugeordnet sind, werden sie anschließend bei den nicht zugeordneten Archiven angezeigt.

• Gefundene Arbeitsmappen umbenennen

  Über diesen Eintrag kann der Name bzw. die Beschreibung aller gefundenen Arbeitsmappen geändert werden. Alle Mappen bekommen den gleichen Namen bzw. die gleiche Beschreibung.

• Export als CSV

  Mit diesem Eintrag werden alle gefundenen Arbeitsmappen in eine externe zeichenseparierte Liste übertragen. Im folgenden Dialog wird das Trennzeichen angegeben und ob eine Zeile mit den Überschriften der Liste mit exportiert werden soll. Anschließend wird der Speicherort für die externe Datei ausgewählt. Danach informiert ein Statusdialog über den Verlauf des Exports.

  

  In der externen Datei wird in der ersten Zeile der Separator geschrieben (zum Beispiel sep=~). In der zweiten Zeile werden die Mappenfeld-Id exportiert. Anschließend wird für jede Arbeitsmappe eine weitere Zeile angelegt. Pro Zeile werden die Arbeitsmappennummer und die angezeigten Spalten der Liste gesichert. Jede Information wird durch das angegebene Trennzeichen von der folgenden getrennt. Falls in der Mappenselektion auch eine Mappenfeldgruppe abgefragt wird, werden die entsprechenden Mappenfeldinhalte ebenfalls in der Liste angezeigt und können in die CSV-Datei exportiert werden.

• Import aus CSV

  Eine aus diesem Dialog exportierte Liste kann wieder nach ArcFlow importiert werden. Dazu darf die erste Spalte der CSV-Datei nicht verändert werden, da darüber die Arbeitsmappe eindeutig identifiziert wird. Inhalte von Mappenfeldern, die in der CSV-Datei geändert wurden, werden auch in den entsprechenden Arbeitsmappen geändert.Eine Abfrage des Separator-Zeichens erfolgt nur, wenn dieses nicht in der ersten Zeile mit sep=... angegeben ist.

  Stammdaten von Arbeitsmappen können auf diese Weise nicht verändert werden.