Import von zu druckenden Dokumenten

Import von zu druckenden Dokumenten
Import von Dokumenten durch Drucken

ArcFlow kann unter anderem Dokumente, die gedruckt werden, archivieren. Dazu stellt das System einen ArcFlow-PDF-Drucker und einen Drucker-Server zur Verfügung. Diese müssen erst installiert werden, bevor sie verwendet werden können.

Printer-Server installieren

Die Installation erfolgt über die Einstellungen von ArcFlow. Zu den Einstellungen hat in der Regel nur der Administrator Zugang. Die Einstellungen werden über den Menüpunkt Datei / Einstellungen aufgerufen.

Der Drucker-Server wird als Server-Dienst installiert. Dies erfolgt auf der Seite "Server-Dienste". Hier wird aus der Liste der "Printer-Server" ausgewählt und in "Servername" der Name oder die IP-Adresse des entsprechenden Rechners eingetragen. In diesem Beispiel verwenden wir den eigenen Rechner als Printer-Server. Der Name des eigenen Rechners kann mit der Schaltfläche [akt. PC] eingetragen werden.

Als nächstes wird der PC registriert, auf dem durch Drucken ein Archiv entstehen soll, indem im Bereich "Arbeitsplatz" die Schaltfläche [Neu...] geklickt wird. In dem angezeigten Dialog wird der Name oder die IP-Adresse des Rechners eingetragen. In dem Beispiel verwenden wir ebenefalls den eigenen Rechner. Den Name können wir über die Schaltflache [akt. PC] eintragen. Durch Drücken der Schaltfläche [OK] wird der PC registriert.

Definition der Drucker

Die zur Verfügung stehenden Drucker werden im Bereich Importfunktionen / Drucker definiert.

Mit der Schaltfläche [Neu...] wird ein Drucker angelegt. In dem Dialog muss nur ein Name für den Drucker angegeben werden. Zum Beispiel "ArcFlow PDF-Drucker". In den Ausgabeoptionen wird das Ausgabeformat und die weitere Verarbeitung festgelegt. In unserem Beispiel soll der Drucker ein PDF/A-Dokument erzeugen (Ausgabeformat: PDF/A), und keine weitere Verarbeitung durchführen (anschließend auf Drucker ausgeben deaktiviert). Eine Arbeitsmappenzuordnung nehmen wir zunächst nicht vor.

Installation der lokalen Drucker

Im Bereich "Programm / Arbeitsplatz" kann auf der Seite "Drucker" jetzt der Drucker ausgewählt und auf dem lokalen System installiert werden.

Dazu wird der Drucker aus der oberen Liste in die untere Liste übernommen. Mit der Schaltfläche [Druckerkomponente aktualisieren] wird die Installation der Drucker gestartet.

Die Installation ist durchgeführt, wenn das aktuelle Datum hinter der Checkbox "Installiert von ArcFlow" erscheint. Anschließend kann der Einstellungsdialog mit [Ok] verlassen werden.

Dokumente, die in ArcFlow archiviert werden sollen, können jetzt einfach über einen ArcFlow-Drucker gedruckt werden. Dabei spielt es keine Rolle, aus welchem Programm die Dokumente gedruckt werden. Die Dokumente werden in das Format PDF/A gewandelt und in ArcFlow archiviert.

Standardmäßig werden die so entstehenden Archive in einer Arbeitsmappe unterhalb der Arbeitsmappe "Nicht zugeordnete Archive" angelegt. Es können aber auch unterschiedliche Drucker installiert werden, die dann die Archive in bestimmten Arbeitsmappen erstellen. Ebenso können Schnittstellen definiert werden, die den Inhalt des Archivs durchsuchen und bestimmten Arbeitsmappen zuordnen.