Import strukturierter externer Dateien

Import strukturierter externer Dateien
Import von Dateien, die in Verzeichnissen organisiert vorliegen

Mit dieser Form des Imports wird eine Verzeichnisstruktur mit einer Arbeitsmappenstruktur verbunden. Voraussetzung dafür ist, dass alle Dokumente auf einem Speichermedium in unterschiedlichen Verzeichnissen abgelegt sind. Für jedes untergeordnete Verzeichnis wird in ArcFlow eine Arbeitsmappe angelegt. Alle Dateien innerhalb dieser Verzeichnisse werden in die entsprechenden Arbeitsmappen als Archive importiert. Haben die Verzeichnisse weitere untergeordnete Verzeichnisse, werden in der entsprechenden Arbeitsmappe weitere Arbeitsmappen angelegt. Alle Dateien werden aus den Verzeichnissen gelöscht und bestehen anschließend nur noch als Archive in ArcFlow.

Der ArcFlow Job-Server überwacht auch weiterhin die Verzeichnisse. Alle Dateien, die auch später noch in dieser Verzeichnisstruktur gespeichert werden, werden automatisch in die entsprechenden Arbeitsmappen importiert.

Der Import von Verzeichnisstrukturen kann nur vom Administrator von ArcFlow eingerichtet werden.

Anlegen der Verzeichnisstruktur und der Arbeitsmappe

Für dieses Beispiel benötigen wir eine Verzeichnisstruktur und eine Arbeitsmappe. Erstellen Sie in Ihrem Verzeichnis "Eigene Dateien" das Verzeichnis "Archiv" und in diesem Verzeichnis die Verzeichnisse "Dokumentation" und "Präsentation". Innerhalb von ArcFlow müssen wir noch eine Arbeitsmappe anlegen. Dazu rufen wir die Einstellungen auf und wechseln in den Bereich Archivablage / Arbeitsmappen. Hier wählen Sie in dem Baum "Arbeitsmappen" aus. Klicken Sie die Schaltfläche [Neu...] und geben den Namen "Archiv" an. Mit Drücken der Schaltfläche [Ok] wird eine neue Arbeitsmappe angelegt.

Erstellen des Imports

Als nächstes kann der Import eingerichtet werden. Dazu muss in den Einstellungen der Bereich Importfunktionen / Transferverzeichnisse aufgerufen werden.

Über die Schaltfläche [Verzeichnisstruktur importieren...] wird ein Dialog aufgerufen:

In diesem Dialog wird das zu importierende Verzeichnis und die Arbeitsmappe, in die das Verzeichnis importiert werden soll angegeben. Durch Drücken der Schaltfläche [Verzeichnisstruktur importieren] werden für den Job-Server die notwendigen Jobs für alle untergeordneten Verzeichnisse angelegt. Das angegebene Verzeichnis selbst, wird nicht importiert. Alle Dateien in den Unterverzeichnissen werden in die Arbeitsmappen von ArcFlow verschoben.

Solange der Job-Server gestartet ist, werden alle Dokumente, die ab jetzt in diese Verzeichnisstruktur gespeichert werden, ebenfalls in ArcFlow archiviert und anschließend in den Verzeichnissen gelöscht.