Durchführung regelmäßiger Aufgaben

Durchführung regelmäßiger Aufgaben
Anwendungsbeispiel von Abonnements für wiederkehrende Aufgaben

Benutzer können über Abonnements an regelmäßig wiederkehrende Aufgaben erinnert werden (siehe Überwachung eines Archivs). Geht die Erinnerung über eine einmalige Benachrichtigung hinaus, kann auch ein ganzer Workflow erstellt werden.

In einer Firma findet eine jährliche Versammlung der Gesellschafter statt. Diese wird immer zum Ende des Jahres vorbereitet, damit sie Mitte Januar stattfinden kann. Die Vorbereitung umfasst eine Terminfindung, das Einladen der Teilnehmer und das Organisieren eines Caterings. Ein entsprechender Workflow wurde bereits als Standardworkflow erstellt.

Alle Dokumente der Versammlung werden in einer Arbeitsmappe unterhalb der Mappe "Gesellschafterversammlung" abgelegt. Bei dieser Arbeitsmappe wird ein Abonnement mit folgenden Informationen angelegt:

Über die Schaltfläche [Neu] wird ein neues Abonnement angelegt. Folgende Informationen müssen in die entsprechenden Felder eingetragen werden:

• "Bezeichnung" "Jährliches Gesellschaftermeeting"
• "Beschreibung" Die Beschreibung kann leer gelassen werden. [Weiter]
• "Typ" Hier muss "Wiedervorlage" angegeben werden, damit der Workflow zum angegebenen Zeitpunkt gestartet wird.
• "Benachrichtigungsart" Als Benachrichtigungsart wird "Workflow" angehakt und der entsprechende Workflow aus der Liste der Standardworkflows ausgewählt. [Weiter]
• "Empfänger" Hier ist standardmäßig der Benutzer eingetragen, der das Abonnement anlegt. In diesem Fall ist das "admin". Der Benutzer kann mit der Schaltfläche [Entfernen] aus der Liste gelöscht werden. Anschließend wird mit der Schaltfläche [Hinzufügen] ein Dialog aufgerufen, aus dem Sachbearbeiter bzw. Sachbearbeitergruppen und Benutzer bzw. Benutzergruppen ausgewählt werden, die benachrichtigt werden sollen. In unserem Fall ist das der Benutzer "DST". Der Benutzer wird nur informiert, wenn der Workflow nicht angelegt werden konnte. Alle Schritte für die Organisation des Gesellschaftermeetings sind in dem Workflow hinterlegt. [Weiter]
• "Benachrichtigungszeitpunkt" Die Organisation beginnt immer Mitte Dezember. Es wird also mit dem 15.12.2019 begonnen. Die Wiederholung findet jährlich statt. Die Anzahl der Wiederholungen wird auf "-1" gesetzt. Damit wird das Abonnement jedes Jahr erneut aufgerufen. [Fertigstellen]

Der Dialog wird anschließend mit [Speichern] geschlossen. Sobald der 15.12. eines Jahres erreicht ist, wird ein Workflow angelegt.

Sollte ein Workflow nicht angelegt werden können, wird der beim Abonnement angegebene Benutzer per E-Mail darüber informiert. Ein Workflow kann nicht angelegt werden, wenn der Standardworkflow nicht vollständig definiert ist, oder die Arbeitsmappe bereits einen nicht abgeschlossenen Workflow besitzt.