Duplikate finden

Duplikate finden

Finden von Anhangdateien mit gleichem Inhalt

In diesem Dialog können Anhangdateien mit gleichen Inhalten gefunden werden. Beim ersten Aufruf ist der Dialog leer. Die doppelten Anhangdateien müssen zunächst mit der Schaltfläche ermittelt werden. Je nach Anzahl der vorhandenen Anhangdateien kann dieser Vorgang mehr Zeit in Anspruch nehmen. Die Oberfläche teilt sich in folgende Bereiche auf:

Duplikate finden

• Liste der ersten Anhangdateien

In dieser Liste werden alle Anhangdateien aufgelistet, die mindestens eine weitere Anhangdatei mit dem gleichen Inhalt haben. In den Spalten der Liste werden folgende Informationen ausgegeben:

• Archiv-Nr. - Nummer des Archivs
• Nr. - Nummer der Anhangdatei
• Archiv-Name - Name des Archivs
• Anhangdatei-Name - Name der Anhangdatei

In der Liste kann ein Archiv doppelt geklickt werden, um einen Archivdialog zu öffnen und auf das Archiv zu positionieren. Wird eine Anhangdatei ausgewählt, werden rechts die Informationen zu dem Archiv und der Anhangdatei angezeigt. In der Liste darunter werden die Anhangdateien mit dem gleichen Inhalt ausgegeben.

• Informationen zum Archiv und der Anhangdatei

Dieser Bereich enthält Informationen zu der in der Liste ausgewählten Anhangdatei. Die Informationen umfassen ebenfalls Daten zum Archiv. Folgende Informationen werden angezeigt:

• Arbeitsmappen - Hier werden die Arbeitsmappen aufgelistet, zu denen das Archiv der Anhangdatei zugewiesen wurde.
• Archiv - Informationen zum Archiv. Die Informationen entsprechen den Stammdaten im Archiv-Dialog.
• Dokumentenverteilung / Zusatz / Stichworte / Workflow / Abonnement - Hier wird zusammengefasst, ob entsprechende Informationen zum Archiv vorliegen. Besitzt das Archiv eine Dokumentverteilung oder wurden Zusatzfelder gefüllt, wird ein "Ja" ausgegeben.
• Anhangdatei - Die Informationen zur Anhangdatei (Name, Größe und Zeit der letzten Änderung).
• Versionen / Abonnements - Zusammenfassung, ob Versionen und Abonnements vorhanden sind.

• Liste der doppelten Anhangdateien

In dieser Liste werden nur die Anhangdateien angezeigt, die den gleichen Inhalt haben, wie die Anhangdatei, die in der oberen Liste ausgewählt ist.

• Informationen zum Archiv und der Anhangdatei

In der Liste werden die Informationen zum Archiv und zur Anhangdatei ausgegeben, die in der Liste links daneben ausgewählt wurde. Die Informationen entsprechen denen in der Liste darüber. Alle Informationen, die mit der Anhangdatei oben identisch sind, werden in der ersten Spalte mit einem gekennzeichnet. Abweichungen werden mit gekennzeichnet.

Wird bei den zusammengefassten Informationen "Ja" ausgegeben, heißt das nur, dass zum Beispiel ein Workflow vorhanden ist, nicht aber, dass es der gleiche Workflow ist.

Vorgehen beim Löschen von doppelten Anhangdateien

Die Liste der doppelten Anhangdateien ist von der letzten Aktualisierung. Datum und Uhrzeit der letzten Aktualisierung werden neben der Schaltfläche eingeblendet. Durch Drücken der Schaltfläche, wird der Hash-Wert aller Anhangdateien in der aktuellen Version verglichen. Dies kann abhängig von der Anzahl der Anhangdateien einige Zeit in Anspruch nehmen. Anhangdateien, deren Inhalt mit mindestens einer anderen Anhangdatei identisch ist, werden in die obere Liste eingefügt, jedes weitere Vorkommen des gleichen Hashs wird übersprungen.

Nach der Aktualisierung befinden sich in der oberen Liste alle Anhangdateien, die einen "Zwilling" haben. Rechts von der Liste wird eine Zusammenfassung der Informationen der ausgewählten Anhangdatei und dem Archiv der Anhangdatei angezeigt.

In der unteren Liste werden alle Anhangdateien angezeigt, die mit der oben ausgewählten Anhangdatei identisch sind. Rechts neben dieser Liste sind die gleichen Informationen der ausgewählten Anhangdatei und dem Archiv der Anhangdatei angezeigt. Abweichungen der Informationen sind mit gekennzeichnet.

Handelt es sich bei der Anhangdatei in der oberen Liste nicht um das Original, kann in der unteren Liste die originale Anhangdatei ausgewählt und über den Menüpunkt "Eintrag tauschen" im Kontextmenü die Einträge zwischen den Listen getauscht werden.

Die Anhangdateien können nicht direkt in dem Dialog gelöscht werden, da hier nicht alle Informationen zu den Anhangdateien miteinander verglichen werden können. Soll eine doppelte Anhangdatei gelöscht werden, kann mit einem Doppelklick auf das Archiv in der Liste ein Archivdialog aufgerufen werden. Dort können dann alle Details der Anhangdatei eingesehen und gegebenenfalls die Anhangdatei oder auch das Archiv gelöscht werden.

Das Löschen einer Anhangdatei oder eines Archivs wirkt sich erst nach der Aktualisierung auf die Liste aus.