Regel-Assistent für Mappenzuweisungen
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| Regel-Assistent für Mappenzuweisung |  |
| Funktionen des Regel-Assistenten für Mappenzuweisung | |
Eine Regeldefinition besteht aus einer oder mehreren Regeln. Die bereits definierten Regeln einer Regeldefinition werden in einer Liste angezeigt. Neue Regeln können über die Schaltfläche [Neu] unterhalb der Regelliste erstellt werden. Vorhandene Regeln können mit der Schaltfläche [Bearbeiten] geändert und mit der Schaltfläche [Löschen] wieder entfernt werden.
Folgende Schritte sind notwendig um eine neue Regel zu definieren:
Bezeichnung
Zunächst wird die Bezeichnung der Regel angegeben. Dieser symbolische Name sollte möglichst aussagekräftig sein.
Kombination
Eine Kombination muss angegeben werden, wenn mehrere Regeln in einer Definition vorhanden sind. Die Kombinationn gibt an, wie die Regel mit der vorhergehenden Regel zusammengeführt wird. In der ersten Regel kann keine Kombination angegeben werden. Alle weiteren Regeln können mit "UND" oder "ODER" kombiniert werden. Werden zwei Regeln mit "UND" kombiniert, trifft die Gesamtregel nur zu, wenn beide Regeln zutreffen. Bei der Kombination mit "ODER" reicht es aus, wenn mindestens eine der Regeln zutrifft. Wenn ein Haken bei "Weitere Zuordnung nur unterhalb der bisherigen Mappe durchführen" gesetzt ist, wird nur noch in den Untermappen der gefundenen Mappe weitergesucht.
Basis
Im folgenden Schritt wird die Basis der Suche nach der Arbeitsmappe definiert. Folgende Basen können definiert werden:
- Die Information wird aus dem Inhalt des Dokuments ermittelt.
- Die Information wird aus dem Dateinamen ermittelt.
- Die Information wird aus der Dateierweiterung ermittelt.
- Die Information wird aus einer definierten Zeichenkette ermittelt.
- Die Information wird aus der Dateinamen und einer definierten Zeichenkette ermittelt.
- Die Information befindet sich in der E-Mail
- Die Arbeitsmappenzuordung findet in einem Skript statt.
Bereich / erkannter Text
Wenn die Information aus dem Inhalt des Dokumentes entnommen werden soll, wird hier entschieden, ob aus dem gesamten Dokument, oder nur aus einem bestimmten Bereich. Die Zeilennummer wird inklusive angegeben. Wenn nur "von Zeile" angegeben wird, wird ab dieser Zeile der restliche Text geprüft.
Bereich / Dateiname
Soll der Dateiname überprüft werden, wird hier festgelegt, ob der gesamte Dateiname, oder ein Teil des Namens überprüft wird. Hierbei ist die Angabe von Zeichenpositionen oder Trennzeichen möglich. Die Angabe der Zeichenposition ist inklusive der angegebenen Zeichen. Die Wertnummer gibt an, an welcher Position der Suchwert bei mehreren Trennzeichen ist. Die Zeichenkette bis zum ersten Trennzeichen hat die Wertnummer 1.
Bereich / Dateiendung
Soll die Dateiendung überprüft werden, wird hier festgelegt, ob die gesamte Dateiendung, oder ein Teil der Endung überprüft wird. Die Angabe der Zeichenposition ist inklusive der angegebenen Zeichen.
Bereich / Definierte Zeichenkette
Ist eine definierte Zeichenkette angegeben, werden die Arbeitsmappen auf diese Zeichenkette überprüft. Es werden bei dieser Regel keine Informationen aus dem Dokument entnommen.
Bereich / Dateiname + definierte Zeichenkette
Soll der Dateiname überprüft werden, wird hier festgelegt, ob der gesamte Dateiname, oder ein Teil des Namens überprüft wird. Hierbei ist die Angabe von Zeichenpositionen oder Trennzeichen möglich. Die Wertnummer gibt an, an welcher Position der Suchwert bei mehreren Trennzeichen ist. Dies kann mit einer definierten Zeichenkette kombiniert werden. "~N~" wird durch den für den Dateinamen definierten Bereich ersetzt.
Bereich / Daten aus E-Mail Datei
Stehen die Informationen zur Auswahl der Arbeitsmappe in den Kopfinformationen der E-Mail, kann hier die entsprechende Information ausgewählt werden.
Bereich / Skript ausführen
Die Zuordnung zu einer oder mehreren Arbeitsmappen erfolgt über ein Skript. Das Skript wird in der ComboBox ausgewählt. Es muss ein Skript des Ereignisses Mappenzuordnung angegeben werden.
Vergleich
Sobald der Bereich festgelegt ist, wird definiert, mit welchen Arbeitsmappeninformationen die Basis verglichen werden soll. Folgende Vergleiche sind möglich:
- Arbeitsmappenname
- Die Basis wird mit dem Namen der Arbeitsmappe verglichen.
- Arbeitsmappenbeschreibung
- Die Basis wird mit der Beschreibung der Arbeitsmappe verglichen.
- Arbeitsmappenfeld
- Die Basis wird mit einem Arbeitsmappenfeld verglichen. Das Mappenfeld wird in der ComboBox ausgewählt.
Aktionen
Im letzten Schritt wird festgelegt, welche Aktionen ausgeführt werden sollen. Folgende Aktionen sind möglich:
- Datei der Arbeitsmappe zuweisen
- Die Datei wird der gefundenen Arbeitsmappe zugewiesen.
- Datei der Arbeitsmappe nur dann zuweisen, wenn keine weitere Regel greift
- Die Datei wird nur dann der Arbeitsmappe zugewiesen, wenn keine weitere Regel greift. Dies betrifft nur Regeln, die nach dieser Regel folgen.
- Arbeitsmappe erstellen, falls nicht vorhanden
- Wenn die Arbeitsmappe noch nicht angelegt ist, wird sie automatisch angelegt. Wenn zusätzlich ein Häkchen bei "Vorlagenmappe verwenden" gesetzt ist, muss dort eine definierte Vorlagemappe ausgewählt werden.
Um den Assistenten für diese Regel abzuschließen folgt ein Klick auf [Fertigstellen]. Um alle Änderungen an der Regeldefinition zu sichern muss der Assistent mit einem Klick auf [Speichern] geschlossen werden.
