Einleitung

Einleitung

Was ist ArcFlow?

In jeder Unternehmung, jeder Verwaltung und in jedem Dienstleistungsbetrieb stellt sich die Aufgabe der Archivierung von Dokumenten, der Dokumentenverwaltung und der Definition von Arbeitsabläufen, sprich Workflows. Grundsätzlich sollte für das Archivieren ein möglichst geringer Aufwand betrieben werden und trotzdem möchte man zeitaufwendige Suchaktionen nach Dokumenten in Archiven vermeiden. Bei allen gängigen Archivierungssystemen müssen, um eine zeitintensive elektronische Suche zu vermeiden, Stichworte zugeordnet werden. Doch wie soll der Archivar wissen, nach welchen Stichworten der Endbenutzer die Dokumente suchen will?

All diesen Herausforderungen haben wir uns bei der Entwicklung von ArcFlow gestellt. ArcFlow ist ein auf Basis einer Volltextsuche entwickeltes Archivierungssystem auf hardware-unabhängigen Serversystemen. Der Archivar ohne spezielle Fachkenntnisse bzgl. der Dokumente scannt mit einer vollautomatisch gesteuerten OCR-Software die zu archivierenden Dokumente ein. Danach stehen die eingelesenen Dokumente in der integrierten Suchmaschine von ArcFlow zur Verfügung. Optimale Zugriffszeiten werden durch eine indizierte Volltextsuche erreicht. Im Nachgang können den Dokumenten von den jeweiligen Sachbearbeitern spezielle Schlag- und Suchworte zugeordnet werden.

Das reine Archivierungssystem haben wir noch um eine Workflow-Komponente zu dem Gesamtsystem ArcFlow vervollständigt. Die Definition eines Workflows erfolgt über ein archiviertes Dokument, eine Dokumentablage oder ein manuell erstelltes Archiv. Zu jedem Workflow können beliebig viele Einträge für Arbeitsaufträge (Workflow-Details) definiert werden. Um die Terminkontrolle der ausstehenden Aufträge zu vereinfachen, erstellt ArcFlow beim Ablauf von Terminen an den entsprechenden Sachbearbeiter/in automatisch eine Benachrichtigung per E-Mail. Zusätzlich können CC-E-Mails an Vorgesetzte zur Information generiert werden. Dadurch entfällt eine manuelle Terminkontrolle.

Die Archivdokumente können in verschiedenen Archivgruppen, mit verschiedenen Aufbewahrungsfristen zugeordnet werden. Die Suchmaschine unterstützt die Eingabe von Datumsbereich, Archivgruppen, Sachbearbeitern, Archivtypen und Suchbegriffen. All diese Suchmechanismen können beliebig miteinander kombiniert werden, wodurch eine optimale Trefferquote erzielt wird. Nach erfolgreicher Suche werden die gefundenen Dokumente angezeigt und können jederzeit direkt ausgedruckt werden.

Neben der Archivierung von Dokumenten via OCR-Erkennung, steht auch eine integrierte Dokumentenverwaltung zur Verfügung. Alle bekannten Dateiformate wie z.B. Word, Excel etc. werden automatisch per COM-Schnittstelle in die Volltextsuche integriert.

Damit auch komplexe Arbeitsprozesse bearbeitet werden können, ist die Zuordnung von Archiven und Dokumenten zu Arbeitsmappen möglich.

Wie verwende ich die Dokumentation?

Die Dokumentation von ArcFlow wird in einer CHM (Compiled HTML Help) ausgeliefert. Die Datei kann über das in Windows integrierte Hilfesystem geöffnet werden. Innerhalb von ArcFlow kann die Hilfe jederzeit mit der Taste <F1> aufgerufen werden. Abhängig vom geöffneten Dialog in ArcFlow, wird innerhalb der Hilfe auf die dazugehörige Seite positioniert.

Auf einigen Seiten können zusätzliche Informationen in den Text eingeblendet werden. Diese Bereiche sind mit dem Symbol gekennzeichnet. Durch Anklicken des Symbols wird der Bereich angezeigt. Um diese Bereiche wieder auszublenden genügt das Anklicken des Symbols .

Die in dieser Dokumentation beschriebenen Funktionen stehen nicht allen Benutzern zur Verfügung. Funktionen, die zur Verwaltung von ArcFlow verwendet werden, können in der Regel nur vom Administrator aufgerufen werden. Die Seiten, auf denen solche Funktionen beschrieben werden, sind mit einem gekennzeichnet.