Überwachung einer Arbeitsmappe

Überwachung einer Arbeitsmappe
Anwendungsbeispiel von Abonnements zur Überwachung einer Arbeitsmappe

In einer Firma werden alle Fax-Nachrichten an eine zentralen Stelle gesendet. An dieser Stelle ist ein Sachbearbeiter für die Zuordnung der einzelnen Nachrichten zu den Empfängern verantwortlich. Von diesem Sachbearbeiter werden die Fax-Nachrichten in ArcFlow eingelesen und dann zu Arbeitsmappen der Empfänger zugeordnet.

In ArcFlow wurde für jede Abteilung eine Arbeitsmappe "Fax-Eingang" angelegt. Vom Administrator von ArcFlow wird eine Überwachung der Arbeitsmappe eingerichtet. Dazu wird mit der rechten Maustaste das Kontextmenü der Arbeitsmappe aufgerufen und der Menüpunkt Abonnements ausgewählt.

Über die Schaltfläche [Neu] wird ein neues Abonnement angelegt. Folgende Informationen müssen in die entsprechenden Felder eingetragen werden:

• "Bezeichnung" "Neues Fax eingegangen"
• "Beschreibung" Die Beschreibung wird leer gelassen. [Weiter]
• "Typ" Hier muss "Benachrichtigung bei Veränderung" angegeben werden, damit die Abteilung benachrichtigt werden kann, sobald ein neues Fax eingetroffen ist. [Weiter]
• "Benachrichtigungsart" Die Benachrichtigungsart muss an die Umstände angepasst sein. Benutzt die Abteilung ArcFlow selten, sollte der "Versand per E-Mail" erfolgen. Ist bei den entsprechenden Benutzer immer der Agent gestartet, kann "Anzeige als Dialog" ausgewählt werden. Es können auch beide Versandarten verwendet werden. [Weiter]
• "Empfänger" Hier ist standardmäßig der Benutzer eingetragen, der das Abonnement anlegt. In diesem Fall ist das "Admin". Der Benutzer kann mit der Schaltfläche [Entfernen] aus der Liste gelöscht werden. Anschließend wird mit der Schaltfläche [Hinzufügen] ein Dialog aufgerufen, aus dem Sachbearbeiter bzw. Sachbearbeitergruppen und Benutzer bzw. Benutzergruppen ausgewählt werden, die benachrichtigt werden sollen. In unserem Fall ist das die Benutzergruppe der entsprechenden Abteilung. [Weiter]
• "Benachrichtigungszeitpunkt" Da sehr kurzfristig auf eingehende Fax-Nachichten reagiert werden soll, erfolgt die Benachrichtigung sofort. Im Feld "Art" wird "Direkt" ausgewählt.
• "Benachrichtigungen" Es soll nur dann eine Benachrichtigung gesendet werden, wenn ein neues Fax (Archiv) angelegt wird. Dazu wird in der Zeile "Archiv" bei "Anlegen" ein Haken gesetzt. [Fertigstellen]

Der Dialog wird anschließend mit [Speichern] geschlossen. Sobald jetzt in der Arbeitsmappe "Fax-Eingang" ein Archiv angelegt wird, werden sofort alle Mitglieder einer Abteilung darüber informiert.