Überwachung eines Archivs

Überwachung eines Archivs
Anwendungsbeispiel von Abonnements zur Überwachung eines Archivs

Abonnements informieren einen Sachbearbeiter, eine Sachbearbeitergruppe, einen Benutzer oder eine Benutzergruppe über Vorgänge, die in bestimmten Zeitabständen oder immer bei einer Änderung kontrolliert oder ausgeführt werden müssen.

Als Beispiel verwenden wir Texte zum internen Gebrauch zur Lagerung von gefährlichen Stoffen. Die Texte werden von einem Sachbearbeiter verwaltet, der in regelmäßigen Abständen einschlägige WEB-Seiten und verschiedene Gesetzestexte nach Änderungen in der Gesetzeslage durchsucht. Der Sachbearbeiter ist ebenfalls für Änderungen zuständig, die aus innerbetrieblichen Gründen vorgenommen werden. Da er die Texte auch Ändern muss, hat der Sachbearbeiter auch einen Benutzer ("Lageraufsicht") in ArcFlow.

Die Texte sind ebenfalls für alle Lageristen interessant, da diese die gefährlichen Stoffe korrekt lagern müssen. Die Mitglieder der Sachbearbeitergruppe "Lageristen" haben jeweils eigene Benutzer.

Alle Texte bezüglich der Lagerung von gefährlichen Stoffen sind in einem Archiv "Lagervorschriften" in der Arbeitsmappe "Gefährliche Stoffe" abgelegt. Der Benutzer "Lageraufsicht" darf in dieser Arbeitsmappe lesen, ändern und löschen. Die Sachbearbeiter der Gruppe "Lageristen" dürfen in der Arbeitsmappe nur lesen. Die im folgenden angelegten Abonnements werden vom Benutzer "Lageraufsicht" erstellt.

Zunächst wird eine Wiedervorlage für den Benutzer "Lageraufsicht" erstellt. Dazu wird mit der rechten Maustaste das Kontextmenü des Archivs "Lagervorschriften" und der Eintrag "Abonnements" aufgerufen. In dem Dialog wird die Schaltfläche [Neu] ausgewählt. Bei dem Assistenten werden folgende Angaben gemacht:

• Bezeichnung "Wiedervorlage zur Kontrolle der gesetzlichen Bestimmungen zur Lagerung gefährlicher Stoffe"
• Beschreibung "" Die Beschreibung wird leer gelassen. [Weiter]
• Typ "Wiedervorlage" Die Lageraufsicht soll in regelmäßigen Abständen (einmal im Monat) nach Änderungen schauen. [Weiter]
• Benachrichtigungsart "Anzeige als Dialog" Was hier eingestellt werden sollte hängt von den näheren Umständen ab. Es sollte der Weg gewählt werden, mit dem die "Lageraufsicht" besser erreicht werden kann. Es können auch beide Benachrichtigungsarten angegeben werden. [Weiter]
• "Empfänger" Der Benutzer, der das Abonnement anlegt, steht bereits in der Liste. Es müssen keine Änderungen gemacht werden. [Weiter]
• "Benachrichtigungszeitpunkt" Die Lageraufsicht soll einmal im Monat zur Kontrolle aufgefordert werden. Als Art wird folglich "Monatlich" eingetragen. Dadurch werden die Eingabefelder Wochentag und Zeit aktiv. Hier wird der "Montag" ausgewählt und die Uhrzeit 09:00 Uhr eingetragen. Die Wiedervorlage erfolgt dann jeden ersten Montag im Monat um 9:00 Uhr. [Weiter]
• "Wiederholungen" Da die Gesetzeslage immer wieder durch den Gesetzgeber angepasst wird, ist ein Ende der Wiedervorlage nicht abzusehen. In der Liste wird "-1" ausgewählt. [Fertigstellen]

Anschließend kann der Dialog mit [Speichern] verlassen werden. Da aber noch ein weiteres Abonnement eingetragen werden soll, kann der Dialog offen bleiben und erneut die Schaltfläche [Neu] gedrückt werden. Es folgen die Angaben für die Sachbearbeitergruppe "Lageristen":

• "Bezeichnung" "Änderungen an den Bestimmungen zur Lagerung gefährlicher Stoffe"
• "Beschreibung" Die Beschreibung wird leer gelassen. [Weiter]
• "Typ" Als Typ wird "Benachrichtigung bei Veränderung" angegeben. Bei jeder Änderung an den Anhangdateien innerhalb des Archivs wird dann eine Benachrichtigung verschickt. [Weiter]
• "Benachrichtigungsart" Da die Sachbearbeiter der Gruppe "Lageristen" nur selten ArcFlow verwenden, wird hier der "Versand per E-Mail" eingestellt. [Weiter]
• "Empfänger" In der Liste wird der bereits eingetragene Benutzer "Lageraufsicht" gelöscht. Über die Schaltfläche [Hinzufügen] wird dann die Sachbearbeitergruppe "Lageristen" hinzugefügt. Der Dialog wird anschließend geschlossen. [Weiter]
• "Benachrichtigungszeitpunkt" Hier wird eingetragen, wann die Lageristen von einer Änderung erfahren. Da es ausreicht sie am nächsten Tag über die Änderung zu informieren, wird bei Art "Täglich" eingetragen. Dadurch wird das Feld Zeit aktiviert, hier wird 8:00 Uhr eingetragen. Bei Änderungen werden die Lageristen somit am nachfolgenden Tag um 8:00 Uhr informiert. [Weiter]
• "Benachrichtigungen" Hier wird eingetragen, welche Änderungen zu einer Benachrichtigung führen. Da alle Texte als Anhangdateien in dem Archiv gespeichert sind, sind alle Veränderungen in den Anhangdateien für die Lageristen interessant. In der Zeile "Anhangdatei" wird also Anlegen, Ändern und Löschen angehakt. [Fertigstellen]

Jetzt kann der Dialog mit [Speichern] geschlossen werden. Die eingerichteten Benachrichtigungen sind sofort aktiv.

Werden innerhalb des Archivs "Lagervorschriften" Änderungen an den Anhangdateien vorgenommen, werden die Lageristen am nächsten Tag darüber informiert. Zusätzlich wird der Lagerverwalter immer am ersten Montag im Monat benachrichtigt, nach Änderungen bezüglich der Lagerung von gefährlichen Stoffen zu suchen.