Arbeitsmappenbaum (ArcFlow.Next)

Im Arbeitsmappenbaum wird die Ablagestruktur von ArcFlow und zusätzliche Informationen zum ausgewählten Objekt angezeigt.

Die Ablagestruktur wird auf der linken Seite angezeigt. Einzelne Elemente können angeklickt werden. Die zusätzlichen Informationen zu dem Element werden auf der rechten Seite angezeigt. Abhängig von Typ des ausgewählten Elements werden unterschiedliche Informationen angezeigt.

Ablagestruktur der ersten Ebene

Beispiel für einen Arbeitsmappenbaum mit Archiven

In ArcFlow werden Dokumente in Anhangdateien gespeichert. Ein oder mehrere Anhangdateien werden in einem Archiv gespeichert. Das Archiv ist der grundlegende Baustein in ArcFlow. Archive können in Arbeitsmappen organisiert werden. Die Arbeitsmappen werden vergleichbar zu Verzeichnissen auf einer Festplatte angelegt. Es kann also eine Struktur aus Arbeitsmappen angelegt werden, die immer detaillierter wird. Eine mögliche Struktur könnte dann wie im Bild gezeigt aussehen.

Im Arbeitsmappenbaum werden auch die Archive angezeigt, die einer Arbeitsmappe zugewiesen sind. Ein Archiv kann dabei mehreren Arbeitsmappen zugewiesen sein. Archive können wie Arbeitsmappen auch, aufgeklappt werden und enthalten die Anhangdateien. Jede Anhangdatei kann ebenfalls aufgeklappt werden. Es werden dann die Versionen der Anhangdatei angezeigt.

Favoriten

Eine Liste von Elementen, die häufig verwendet werden. Die Favoriten werden durch den Benutzer definiert.

Arbeitsmappenbaum

Die Ablagestruktur in ArcFlow. Arbeitsmappen, die einen Inhalt haben, können durch Klicken auf das Dreieck vor dem Namen, aufgeklappt werden. Eine Arbeitsmappe kann weitere Arbeitsmappen und Archive enthalten.

Wird dieses Element ausgewählt, werden folgende Informationen auf der rechten Seite angezeigt:

• Anzahl Arbeitsmappe

Die Anzahl der in der Ablagestruktur enthaltenen Arbeitsmappen in ArcFlow.

• Arbeitsmappenverknüpfungen

Die Anzahl der Verknüpfungen von Arbeitsmappen.

• Anzahl Archive

Die Anzahl der Archive, die in ArcFlow gespeichert sind. Innerhalb der Archive werden die eigentlichen Dateien oder Dokumente als Anhangdateien gespeichert.

• Anzahl Anhangdateien

Anzahl der in ArcFlow gespeicherten Anhangdateien. Dies sind die Dokumente in form von PDF, Word-Dateien und so weiter.

• Indexeinträge

Anzahl der Einträge im Suchindex.

• Begriffsindex

Anzahl der unterschiedlichen Wörter im Suchindex.

Archivliste

Eine chronologische Liste der in ArcFlow enthaltenen Archive. Die Liste ist so sortiert, dass das zuletzt importierte Archiv zu oberst in der Liste erscheint.

Workflows

Hier befindet sich eine Auflistung der Workflows in ArcFlow. Die Liste wird in die aktiven und erledigte Workflows geteilt. Aktive Workflows haben noch ein oder mehrere Aufgaben, die nicht abgeschlossen sind.

Ausgecheckte Dateien

In diesem Bereich werden alle zur Bearbeitung ausgecheckten Anhangdateien angezeigt.

Suchergebnisse

Wurde eine Arbeitsmappen- oder eine Archivsuche durchgeführt, befinden sich die Treffer der Suche in diesem Bereich. Eine Suche wird durch die Eingabe eines Suchbegriffs in das Suchfeld und Klicken auf die Schaltfläche durchgeführt.

Zusätzliche Informationen

Die angezeigten Informationen sind abhängig von dem ausgewählten Element.

Arbeitsmappe

Beispiel für Arbeitsmappenfelder

Für die ausgewählte Arbeitsmappe werden folgende Informationen angezeigt:

• Arbeitsmappenfelder

Ist der Arbeitsmappe eine Mappenfeldgruppe zugewiesen, werden hier die Inhalte der Mappenfelder angezeigt.

• Attribute

Jede Arbeitsmappe verfügt über folgende Attribute:

• Id: Nummer der Arbeitsmappe. Die Nummer wird von ArcFlow vergeben und kann nicht geändert werden.
• Bezeichnung: Name der Arbeitsmappe. Der Name oder die Beschreibung wird im Arbeitsmappenbaum angezeigt und zur Sortierung verwendet.
• Beschreibung: Beschreibung der Arbeitsmappe. Die Beschreibung oder der Name wird im Arbeitsmappenbaum angezeigt und zur Sortierung verwendet.
• Übergeordnet: Die Nummer der übergeordneten Arbeitsmappe. Arbeitsmappen der ersten Ebene haben hier den Wert 0 eingetragen. Der Wert wird durch das Verschieben der Arbeitsmappe verändert.
• Abgeschlossen: Datum, zu dem die Arbeitsmappe abgeschlossen wird oder wurde. Abgeschlossenen Arbeitsmappen können keine Archive zugeordnet werden. Ist hier kein Datum eingetragen, wird die Arbeitsmappe nicht abgeschlossen.
• Erstelldatum: Zeitpunkt der Erstellung der Arbeitsmappe.
• Erstellungsbenutzer: Benutzer, der die Arbeitsmappe erstellt hat.
• Änderungszeitpunkt: Zeitpunkt, zu dem zuletzt die Arbeitsmappe geändert wurde.
• Änderungsbenutzer: Benutzer, der zuletzt die Arbeitsmappe geändert hat.
• Letzte Änderung (Rechte): Zeitpunkt, zu dem zuletzt die Rechte der Arbeitsmappe geändert wurden.
• Änderungsbenutzer (Rechte): Benutzer, der zuletzt die Rechte der Arbeitsmappe geändert hat.

• Workflow

Ist bei der ausgewählten Arbeitsmappe ein Workflow hinterlegt, werden die Informationen des Workflowkopfes angezeigt.

• Workflowart: Die Workflow-Art bestimmt im wesentlichen, was mit dem Dokument geschehen soll. Die möglichen Workflow-Arten werden durch den Administrator in den Einstellungen angegeben.
• Sender: Dies ist der Absender des Workflows.
• Thema (1) und Thema (2): Das Thema besteht aus zwei Feldern, in denen der Workflow näher beschrieben wird.
• Abschluss-Vorgabe: Bis zu dem hier angegebenen Datum muss die Bearbeitung abgeschlossen worden sein. Wird das Datum überschritten, wird das Dokument beim Benachrichtigungslauf gelistet.
• Zuständig: Hier wird der Sachbearbeiter oder die Sachbearbeitergruppe, die für den Workflow hauptverantwortlich ist ausgegeben.
• Standardworkflows: Wurde zum Erstellen des Workflows ein Standardworkflow verwendet, wird hier der Name des Standardworkflows ausgegeben.
• Abgeschlossen: Sind alle Teilaufträge (Workflow-Details) des Workflows erledigt, ist der Workflow abgeschlossen.

• Abonnements

• Rechte

Archiv

Ist ein Archiv ausgewählt, werden folgende Informationen angezeigt:

• Vorschau

In der Vorschau wird die erste Anhangdatei angezeigt. Abhängig vom Dateityp unterscheidet sich Vorschau.

• Attribute

Jedes Archiv verfügt über folgende Attribute:

• Id: Interne Nummer des Archivs. Die Nummer wird von ArcFlow vergeben und kann nicht geändert werden.
• Mime-Type: Dateityp der Anhangdateien. Sind unterschiedliche Dateitypen bei den Anhangdateien vorhanden, wird hier "-MIXED-" ausgegeben, sonst findet sich hier der Dateityp der Anhangdatei(en) wieder.
• Bezeichnung: Name des Archivs. Die Bezeichnung oder die Beschreibung wird im Arbeitsmappenbaum ausgegeben.
• Beschreibung: Beschreibung des Archivs. Die Beschreibung oder die Bezeichnung wird im Arbeitsmappenbaum ausgegeben.
• Nr: Archivnummer. Die Nummer setzt sich aus dem Jahr und einer fortlaufenden Nummer zusammen. Die Archivnummer wird von ArcFlow vergeben und kann nicht geändert werden.
• Datum: Datum, zu dem das Archiv in ArcFlow erstellt wurde.
• Dokumentdatum: Datum der zuerst eingefügten Anhangdatei. Wird ein neues Dokument, das gestern erstellt wurde, heute nach ArcFlow importiert, bekommt es das Datum von heute und das Dokumentdatum von gestern.
• Größe: Die Größe des Archivs in KB.

• Workflow

Die Informationen des Workflows entsprechen denen in der Arbeitsmappe.

• Abonnements

• Rechte

Anhangdatei

Ist eine Anhangdatei ausgewählt, werden folgende Informationen angezeigt:

• Vorschau

Die Anzeige der Vorschau ist vom Dateityp der Anhangdatei abhängig.

• Attribute

Jede Anhangdatei verfügt über folgende Attribute:

• Id: Interne Nummer der Anhangdatei. Die Nummer setzt sich aus der Id des Archivs und einer fortlaufenden Nummer zusammen. Die Nummer wird von ArcFlow vergeben und kann nicht geändert werden.
• Mime-Type: Der Dateityp der Anhangdatei. Der Dateityp entspricht der Dateierweiterung. In ArcFlow gibt es zusätzlich den Typ "AOD", was einer Handnotiz entspricht.
• Bezeichnung: Name der Datei. Dies ist der vollständige Name einschließlich der Dateierweiterung.
• Beschreibung: Wird zur Zeit nicht verwendet.
• Datum: Das Änderungsdatum der Datei.
• Größe in der Datenbank: Der in der ArcFlow-Datenbank benötigte Speicherplatz der Anhangdatei. Die Angabe erfolgt in Byte.
• Dateigröße: Die Größe der Anhangdatei.
• Status: Der Status gibt Auskunft, ob die Datei gerade von einem Benutzer in Bearbeitung (ausgecheckt) ist oder nicht.
• Archivierungsstatus: Wird zur Zeit nicht verwendet.

Version

Ist eine Version einer Anhangdatei ausgewählt, werden folgende Informationen angezeigt:

• Vorschau

Die Anzeige der Vorschau ist vom Dateityp der Anhangdatei abhängig.

• Attribute

Jede Version verfügt über folgende Attribute:

• Id: Interne Nummer der Anhangdatei. Die Nummer setzt sich aus der Id des Archivs und einer fortlaufenden Nummer zusammen. Die Nummer wird von ArcFlow vergeben und kann nicht geändert werden.
• Mime-Type: Der Dateityp der Anhangdatei. Der Dateityp entspricht der Dateierweiterung. In ArcFlow gibt es zusätzlich den Typ "AOD", was einer Handnotiz entspricht.
• Bezeichnung: Name der Datei. Dies ist der vollständige Name einschließlich der Dateierweiterung.
• Beschreibung: Wird zur Zeit nicht verwendet.
• Version: Nummer der Version in absteigender Reihenfolge. Die Version mit der höchsten Nummer, ist die Vorgängerversion der jetzigen Anhangdatei.
• Datum: Das Änderungsdatum der Datei.
• Größe in der Datenbank: Der in der ArcFlow-Datenbank benötigte Speicherplatz der Anhangdatei. Die Angabe erfolgt in Byte.
• Dateigröße: Die Größe der Anhangdatei.

Workflows

Für den ausgewählten Workflow werden folgende Informationen angezeigt:

Ausgecheckte Dateien

Für die ausgewählte Anhangdatei werden folgende Informationen angezeigt:

Suchresultat

Das Suchresultat umfasst entweder Arbeitsmappen oder Archive. Die angezeigten Informationen entsprechen den oben erklärten Elementen.

Arbeiten im Arbeitsmappenbaum

Im Arbeitsmappenbaum stehen verschiedene Funktionen zur Verfügung:

• Drag&Drop

Über Drag&Drop können Sie mit verschiedene Objekte (Arbeitsmappe, Archiv) innerhalb des Arbeitsmappenbaumes verschieben, kopieren oder verlinken.

• ziehen und ablegen: gewähltes Objekt verschieben
• Shift + ziehen und ablegen: gewähltes Objekt kopieren
• Shift + Ctrl + ziehen und ablegen: gewähltes Objekt verknüpfen

• Menu

Das Menu wird abhängig vom gewählten Eintrag (Arbeitsmappe, Archiv, Anhangdatei oder Version) aufgebaut.

Weitere Informationen unter Menubar (ArcFlow.Next)